5 elementos-chave de um projeto de sucesso

01 Patrocinador do Projeto Comprometido

O patrocinador do projeto é a pessoa de alto nível da organização que possui o projeto. Um patrocinador de projeto comprometido espera que o projeto seja bem-sucedido e faz o que puder para garantir que o sucesso seja bem-sucedido.

Um patrocinador do projeto tem quatro responsabilidades principais relacionadas ao projeto. Primeiro, o patrocinador defende o projeto. Ele ou ela elogia a equipe do projeto pública e privadamente. Em segundo lugar, o patrocinador apoia o gerente de projeto. Quando um gerente de projeto precisa de obstáculos removidos, ele ou ela chama o patrocinador para obter assistência porque o patrocinador tem a influência organizacional para fazer as coisas acontecerem. Terceiro, o patrocinador alinha os recursos fornecendo-os diretamente ou trabalhando com outras pessoas de alto nível para obter recursos. Quando o patrocinador é um forte defensor de um projeto, os pares do patrocinador têm maior probabilidade de contribuir com recursos significativos. Em quarto lugar, o patrocinador facilita a tomada de decisões. Quando a equipe do projeto ataca, o patrocinador pode intermediar a decisão ou tomar a decisão.

O patrocinador fica informado através de comunicação constante com o gerente de projeto. Os dois trabalham juntos para determinar quando o patrocinador precisa intervir e exercer mais vigorosamente as responsabilidades do patrocinador em apoio ao gerente do projeto. Por exemplo, um gerente de projeto pode ter problemas para obter informações do departamento financeiro da organização. O patrocinador do projeto pode abordar o diretor financeiro sobre a situação e pedir que a tarefa de obter as informações seja priorizada acima das tarefas concorrentes.

02 metas e escopo claros

Antes que o trabalho em um projeto seja feito ou mesmo planejado, o patrocinador do projeto deve articular as metas e o escopo do projeto. Os objetivos são as grandes coisas que o projeto deve realizar. Tome um projeto de aprimoramento de software, por exemplo. Um departamento de recursos humanos usa um conhecido software comercial personalizável para gerenciar a folha de pagamento. A organização deseja adicionar um módulo para gerenciamento de aprendizado. Os objetivos do projeto são personalizar o software de gerenciamento de aprendizado para as necessidades de negócios da organização e integrá-lo ao sistema de folha de pagamento existente.

O escopo define os parâmetros do projeto. Continuando com o exemplo do projeto de software; o escopo deste projeto limita-se a trazer o sistema de gerenciamento de aprendizado e integrá-lo ao sistema de folha de pagamento. Muitas vezes, é útil identificar coisas que estão fora do escopo para entender o que está no escopo. Para este projeto, adicionar outros módulos está fora do escopo. O departamento de contabilidade não pode ir até o gerente de projeto e solicitar os módulos de faturamento, contas a receber ou contas a pagar.

Adicionar um módulo depois que o projeto tiver sido definido permite o aumento do escopo. Bons patrocinadores de projetos e gerentes de projeto protegem contra o aumento do escopo e são muito relutantes em adicionar escopo no meio do projeto. Aumentar o escopo de um projeto aumenta a necessidade de recursos, como tempo e dinheiro, do projeto. Além disso, trabalhar no escopo adicional coloca em risco a qualidade dos produtos de trabalho.

03 Um Bom Gerente de Projetos

Um gerente de projetos planeja trabalhar e organizar recursos para realizar um projeto. Essa pessoa é o elo entre o patrocinador do projeto que define a visão e a equipe do projeto que a realiza. Conforme apropriado e em tempo hábil, o gerente de projeto traz as partes interessadas para oferecer informações.

Os gerentes de projeto geralmente têm os seguintes traços que os ajudam a levar o projeto adiante:

• Os gerentes de projeto são planejadores. Eles pensam sobre a sequência do trabalho e sabem o que precisa acontecer depois que a equipe conclui a tarefa. Eles fazem bons planos, mas também sabem quando devem ser flexíveis e se desviar de um plano.
• Os gerentes de projeto são confiáveis. Com o sucesso deles dependendo do trabalho dos outros, os gerentes de projeto precisam que as pessoas confiem em sua boa intenção e competência. A confiança é particularmente importante no relacionamento entre o gerente de projeto e o patrocinador do projeto.
• Os gerentes de projetos tendem a ser extrovertidos porque a grande maioria de seu trabalho envolve a comunicação.

Eles responsabilizam as pessoas pelos seus compromissos. Aqui está um exemplo. O supervisor de um membro da equipe do projeto disse ao gerente de projeto que o membro da equipe poderia dedicar quatro horas por semana ao projeto. Este membro da equipe perdeu duas reuniões semanais seguidas e não progrediu em suas tarefas atribuídas na estrutura analítica do projeto. Após a primeira reunião perdida, o gerente de projeto reuniu-se com o membro da equipe para discutir a ausência e a falta de prazos. O membro da equipe disse que ele tinha prioridades mais urgentes. O gerente do projeto suspeitou que isso não era verdade, então, após a segunda reunião perdida, o gerente do projeto se reuniu com o supervisor do membro da equipe. O supervisor disse ao gerente de projeto que ela se certificaria de que o comportamento do membro da equipe mudaria.

04 partes interessadas engajadas

As partes interessadas em um projeto são pessoas que têm interesse no sucesso do projeto, mas não são membros da equipe do projeto. Eles não pensam no projeto diariamente, como o gerente de projeto ou os membros da equipe de projeto, mas querem estar bem informados sobre as decisões críticas e o progresso geral em direção aos objetivos do projeto.

As partes interessadas têm suas motivações para se manterem a par das atividades do projeto, mas é responsabilidade do gerente do projeto trazê-las para a dobra de forma a avançar o trabalho em direção aos objetivos do projeto. Em muitos casos, isso envolve um equilíbrio delicado entre obter muita entrada e obter muito pouca entrada. As partes interessadas não podem ponderar sobre todas as decisões. Isso iria atolar o projeto e tomar todas as decisões uma briga. Por outro lado, as partes interessadas não podem ficar de fora porque um aspecto significativo de quase todos os projetos está satisfazendo as partes interessadas.

05 membros da equipe de projeto dedicados

Os membros da equipe do projeto realizam o trabalho do projeto. Muitas vezes, os membros da equipe do projeto são designados para um projeto além de suas tarefas regulares, o que significa que não há redução em outro trabalho para compensar o trabalho adicional trazido pelo projeto. Os gerentes de projeto podem ajudar os membros da equipe a negociar com seus supervisores sobre essa questão, mas o gerente de projeto não tem controle sobre as responsabilidades que os membros da equipe do projeto têm fora do projeto.

A dedicação dos membros da equipe ao projeto é muito valiosa. Sem dedicação, os prazos perdem e os produtos de trabalho não são de boa qualidade. Os membros da equipe dedicados são motivados a cumprir as metas do projeto no prazo, dentro do orçamento e até as expectativas de qualidade.