Cinco Reuniões Seus Funcionários Agradecerão por Matar ou Corrigir

O saldo deste artigo oferece alguns tipos de reuniões adicionais que espalham o estresse e as lutas. Como o gerente ou líder responsável por unir as pessoas para se comunicar, compartilhar e gerar ideias, você está bem servido, eliminando esses tipos de reuniões de sua rotina.

8:00 hs Reuniões da equipe da manhã de segunda-feira

O problema com esta reunião é que ninguém está pronto para isso. Afinal, são 8h da manhã de segunda-feira - nada aconteceu ainda e o que quer que tenha acontecido na semana passada é principalmente história antiga. O segundo problema com esta reunião é que, para qualquer um estar preparado, eles têm que trabalhar no domingo à noite, o que é bom de vez em quando, mas garantido ganhar alguns votos sérios para “idiota do ano” dos funcionários e familiares dos funcionários.

A solução: Se você precisar realizar uma reunião de equipe na segunda-feira, envie-a para o final da manhã ou no início da tarde. Melhor ainda, empurre para terça-feira de manhã.

Reuniões de status à volta da mesa

Você conhece esta reunião. É aquele em que as pessoas se movimentam pela sala compartilhando suas últimas atualizações, sagas, fantasias e sonhos. Sente-se no lugar errado e você acabará como o 22^nd pessoa para oferecer uma atualização para um grupo cujas bexigas são sobrecarregadas e cérebros entorpecidos pelas atualizações politicamente orientadas que emanam da boca de colegas em funções distantes.

A solução: Conheça se você deve, mas defina algumas regras sobre as atualizações. Peça às pessoas para se concentrarem em notícias importantes que afetam a todos ou para identificar desafios que exigem ajuda de várias funções. Faça qualquer coisa para limitar a dolorosa marcha de atualizações de status gratuitas e de auto-serviço que reuniões indisciplinadas de mesas redondas geram.

Reuniões Recorrentes que Perderam o Seu Propósito

Qualquer reunião recorrente em que ninguém possa lembrar por que essa reunião ainda ocorre é um candidato para a eliminação imediata. As leis de transferência de física para reuniões e uma reunião no horário tendem a permanecer no cronograma por muito tempo depois de ter esgotado sua utilidade no local de trabalho.

Um novo gerente analisou a lista recorrente de reuniões na programação de sua equipe e cancelou duas delas porque não conseguiu descobrir um motivo para essas reuniões existirem. Ele recebeu mais do que algumas notas de agradecimento e alguns comentários de pessoas se perguntando como ele conseguiu matar essa reunião que eles estavam tentando se livrar no ano passado.

A solução: Revise todas as reuniões recorrentes às quais você está subordinado ou que você é um participante e elimine-as da sua vida e da vida dos membros de sua equipe. Se você não for o anfitrião da reunião, informe o anfitrião de sua intenção e de sua perspectiva sobre a utilidade da reunião. Se você é o host / patrocinador, faça uma pesquisa com os membros da equipe e dê a eles uma voz e um voto. Um pouco de corte draconiano de reuniões recorrentes abre um tempo valioso para outras atividades mais importantes.

Reuniões de reunião de palavras em grupo

Esta é uma reunião em que você reúne um grupo de pessoas para trabalhar na redação de algo: uma visão, uma missão, uma declaração de estratégia, uma declaração de escopo no gerenciamento de projetos. A saída dessas sessões é tipicamente uma série de sentenças construídas desajeitadamente que refletem compromissos por parte da pessoa encarregada. Ninguém na sala concorda com o produto final, mas todos acenam com a cabeça em assentimento assim que o texto passa de ridículo a horrível, na tentativa de fazer a dor desaparecer.

A solução: Nnunca relegar palavras ásperas de qualquer coisa para um comitê. Dê uma cutucada no item em questão, devolva-o a alguns colegas e, quando se aproximar de algo que está começando a trabalhar para você, peça com muita atenção as informações de um grupo. Faça perguntas esclarecedoras, faça anotações e depois desapareça e reformule a (s) declaração (ões), repetindo o processo conforme necessário.

Reuniões de estratégia de modelo

Não existe um processo ou modelo mágico ou mesmo uma simples série de passos que ajudem a esclarecer a clareza estratégica. Realizando um S.W.O.T. (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças) a análise nem sempre está no caminho crítico para se chegar a uma avaliação precisa das condições e oportunidades. E números e metas e crescimento não são estratégias. Cuidado com alguém sugerindo que eles têm um processo simples para este tópico complexo.

A solução: Invista em um facilitador ou consultor de estratégia altamente qualificado e experiente que entenda como orientar, às vezes liderar e, às vezes, seguir em busca do desenvolvimento de uma estratégia significativa e viável. O profissional certo responsabilizará o grupo por encontrar respostas para as questões certas (difíceis) que devem ser respondidas no caminho para a clareza estratégica.

The Bottom Line

As reuniões são oportunidades inestimáveis ​​para se conectar, comunicar, construir relacionamentos e estimular a solução criativa de problemas. Eles também são oportunidades para uso excessivo e até mesmo abuso. Esforce-se para ser o gerente que respeita o poder e a importância das reuniões. Use esses fóruns pelas razões certas, arquitetando-os para se concentrar em questões-chave, solicitar idéias e, importante, respeitar o tempo que cada um coloca nas sessões. Os membros da sua equipe irão apreciar sua abordagem positiva mais do que você pode imaginar.