Como fazer um encontro de trabalho geralmente chato mais emocionante

As reuniões são uma parte inevitável de um negócio. Você compartilha informações, debate ideias, gera soluções e cria processos e sistemas. O problema é que muitas dessas reuniões são dolorosamente chatas, o que significa que as pessoas que estão participando têm seus cérebros sintonizados.

Se as pessoas não estão prestando atenção e se concentrando, a reunião é apenas um desperdício de tempo de todos. Como você pode tornar as reuniões chatas mais excitantes para que elas realizem algo? Aqui estão 5 dicas práticas:

Banir SmartPhones

Sim, isso é como dizer às pessoas que joguem seus filhos na cova dos lobos antes de irem à reunião. As pessoas insistem que devem ter seus telefones - afinal, uma emergência pode ocorrer. Sim. O mundo pode chegar ao fim durante sua reunião de planejamento trimestral, mas é improvável.

O problema com a tecnologia atual é que ela permite que você se concentre no que não está à sua frente - a reunião. O engraçado é que, se as pessoas estivessem cara a cara com as pessoas que estavam enviando mensagens de texto durante a reunião, elas mandariam mensagens de texto para outra pessoa. Telefones ficam em mesas.

Sem o telefone, duas coisas acontecem durante sua reunião. Você é forçado a permanecer no presente e o tempo de inatividade é gasto na comunicação com os outros participantes. Por que isso é importante? Porque você verá que suas reuniões são mais interessantes quando você conhece seus colegas.

Como você os conhece? Conversando com eles. O que você faz quando tem seu celular? Você não fala com as novas pessoas.

Prepare, prepare, prepare

Uma reunião em que o líder ou o moderador chega atrasado não tem uma agenda, e é óbvio que é chata e entediante. Uma reunião bem preparada pode ser fascinante e envolvente. Quando o líder tiver um plano e um propósito, a reunião será mais interessante. Quando não há direção ou objetivo, a reunião não será interessante.

A outra parte da preparação é melhorar suas habilidades. Você já esteve em reuniões que foram produtivas e interativas e fez com que você sentisse que poderia sair e realizar grandes coisas. E você participou de reuniões nas quais tem certeza de que, se adormecer, ninguém sentirá sua falta e você não sentiria falta de algo importante. A diferença é a pessoa que dirige a reunião.

Se suas reuniões são chatas, dê uma olhada no espelho. Encontre uma maneira de melhorar. Você pode ter uma aula formal (seu departamento de RH pode ajudá-lo com sugestões), você pode pedir feedback e orientação de um colega de trabalho cujas habilidades de reunião você admira, ou você pode fazer uma aula on-line. Muita ajuda está disponível para você, e muito disso é gratuito para quando você quiser fazer com que suas reuniões chatas de sempre sejam mais emocionantes.

Todo mundo participa

Por que todos deveriam participar? Bem, porque se a participação não for necessária, você pode lidar com todo esse problema por e-mail. A sério. Há muito poucas ocasiões em que você precisa trazer um grupo para transmitir informações.

Sim, existem algumas coisas, como demissões em massa ou uma reestruturação completa da empresa que ocorrerá melhor se você tiver um gerente falando com o grupo inteiro, mas na maioria dos casos, as reuniões devem ser sempre interativas.

Como interativo? Bem, isso depende do propósito da reunião. Se é uma sessão de brainstorming, todos devem falar. Se alguém não estiver falando, ligue para essa pessoa. Introvertidos podem não gostar desse tipo de reunião - e você não deve fazer reuniões de alta pressão para os introvertidos, colocando-os no local.

Mas sua cultura de reunião precisa garantir que todos participem dessas sessões de brainstorming e que eles saibam que sua participação é necessária com antecedência.

Se for uma reunião de planejamento, uma reunião de definição de metas ou até mesmo uma reunião de relatório trimestral, deve haver tempo para sugestões, seja para fazer perguntas ou fazer comentários. A atmosfera precisa incentivar a participação, mas com alguns limites (veja abaixo).

Não deixe qualquer pessoa dominar

Se você está liderando a reunião, é natural que você fale mais. Depois de você, porém, você não quer que outra pessoa domine a conversa. Isso pode tornar uma reunião tediosa. Lembre-se de redirecionar os comentários e chamar as pessoas que você conhece como especialistas na área para difundir um falador compulsivo.

Por exemplo, quando Jane fez seu quarto comentário e começou a fazer um quinto, interrompeu-a da melhor maneira possível, dizendo: “Obrigado, Jane, conhecemos sua posição. Eu gostaria de ouvir o que Karen tem a dizer. E Jim e Bob ainda não tiveram a chance de falar.

Às vezes, você terá que falar com os Janes de seu escritório antes de uma reunião para lembrá-los de que o objetivo de se reunir em grupo é compartilhar ideias com todos e, se ela dominar, a reunião não será tão bem-sucedida. Ou, imediatamente após a reunião funciona bem também, pois você terá novos exemplos, se necessário.

As pessoas que aproveitaram o tempo para participar de uma reunião, trazendo seus conhecimentos e experiências, merecem a oportunidade de falar e compartilhar suas opiniões. Como líder, você pode aprender a controlar o comportamento que prejudica a reunião.

Faça itens acionáveis

Uma reunião que termina sem ações era apenas uma perda de tempo. É um despejo de informações, caso em que uma reunião não era a melhor maneira de prosseguir. Uma reunião interessante e empolgante termina com coisas que as pessoas podem e deveriam estar fazendo - seja para promover seus objetivos individuais ou os objetivos da empresa ou, idealmente, ambos. Se as pessoas não estão indo embora sabendo quais são os próximos passos, a reunião falhou.

Além de ter itens acionáveis, é necessário que haja um acompanhamento. Pode acontecer em uma segunda reunião ou individualmente, mas tem que acontecer. As pessoas vão desligar se souberem que os itens de ação são todos para exibição.

As reuniões nunca substituirão as viagens à Disneylândia por emoção, mas você pode torná-las mais empolgantes, interessantes e produtivas. Faça essas cinco mudanças e torne suas reuniões chatas mais interessantes para as pessoas que participam. E isso é bom para o sucesso da sua organização.