Gerenciando Mudanças nos Projetos de Trabalho

Os gerentes de projeto gastam muito tempo produzindo planos e estabelecendo objetivos da equipe. Patrocinadores, partes interessadas e equipes gastam muito tempo fazendo alterações no escopo do trabalho e no processo de lançamento. Ter um processo de gerenciamento de mudanças claro e fácil no lugar e um olho firme no quadro geral, mesmo quando alguns detalhes mudam, ajuda muito a manter o projeto em andamento e permite que você mantenha a calma.

Aceite que a mudança acontece

As mudanças acontecem em praticamente todos os pontos do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Reconhecer que as mudanças são inevitáveis ​​- na verdade, muitas vezes benéficas - partes do processo permitem que os melhores gerentes de projeto adotem abordagens mais ágeis para o planejamento e a execução. Ter estratégias para lidar efetivamente com as mudanças à medida que elas ocorrem é a maneira mais rápida de manter os olhos de todos no prêmio, mesmo em face do que às vezes pode parecer uma mudança constante de direção.

Um processo de gerenciamento de mudanças estruturado e definido é o seu manual de execução; sua estratégia 'bíblia'. Ele irá definir, para você, qual a melhor maneira de responder como um líder a sugestões - até mesmo demandas - de mudanças dentro do processo de desenvolvimento. Ele irá ajudá-lo a navegar, graciosamente e com segurança, por vezes, paisagens colaborativas contenciosas para a realização dos objetivos finais de todas as partes.

O processo de gerenciamento de mudanças

O processo de gerenciamento de mudanças é assim:

• Receber solicitação / demanda por mudança no processo no projeto
• Avalie o pedido / demanda de mudança com foco no orçamento do projeto em relação a:
• materiais
• quaisquer requisitos de licença relevantes
• horas de homem
• tempo perdido / ganho
• Preparar e apresentar aos acionistas do projeto / contato suas recomendações sobre como proceder em relação à (s) solicitação (ões)
• Receber aprovação de decisão do acionista ou declinação para prosseguir

Vamos ver cada uma dessas etapas:

Receber Solicitação / Demanda por Mudança no Processo no Projeto

Você receberá uma solicitação para alterar o projeto de centenas de maneiras diferentes: em uma reunião, via e-mail, por telefone, no corredor, ao sair do escritório à noite.O ideal é obter as informações em um formulário de solicitação de mudança, mas você deve saber que, na vida real, muitas partes interessadas importantes pensam que a conclusão desse tipo de papel é o trabalho do gerente de projetos - e na sua empresa.

O modelo de solicitação de mudança do projeto (mais sobre isso em um minuto) deve capturar com precisão e sucintamente todos os detalhes da solicitação, no entanto, informalmente, eles chegam até você. Depois que você perceber que todos os detalhes foram registrados com precisão, execute o formulário após o iniciador para verificar se todos os pontos foram totalmente abordados.

Lembre-se de que as mudanças também podem ser sobre como fazer o trabalho. Não assuma sempre que as alterações estão relacionadas a colocar o trabalho. O processo é o mesmo, independentemente de você estar aumentando ou diminuindo o escopo do projeto.

Realize a Avaliação de Mudanças

Veja a solicitação de mudança em detalhes. Você avaliará o impacto em:

• Cronograma
• Documentação
• Trabalho feito até hoje e trabalho ainda para fazer
• Despesas
• Medidas de qualidade
• Escopo
• Disponibilidade de recursos

Por exemplo, uma alteração de software pode ser estimada em 5 dias. Isso não adicionaria apenas 5 dias ao cronograma, pois ele executaria outra tarefa e a moveria em um período de tempo em que o recurso principal está em férias. Essa tarefa também precisaria ser movida, portanto, no geral, essa alteração adicionaria oito dias ao cronograma. Custaria US $ 5 mil, e os oito dias extras nos empurram para mais um mês com o contrato com o fornecedor, portanto, há custos a considerar lá também. A qualidade permanece a mesma, mas o escopo muda para incorporar a nova mudança.

Toda a documentação relevante precisaria ser atualizada, incluindo o plano do projeto e os manuais de treinamento, que já foram iniciados.

Então, no quadro geral, uma simples mudança de 5 dias tem efeitos ressonantes. É importante considerar todos os fatores relevantes antes de tomar uma decisão de implementação, pois ter a imagem completa pode alterar o resultado.

Prepare e apresente recomendações

Armado com uma compreensão do impacto total das mudanças ou mudanças solicitadas, apresente suas recomendações quanto à viabilidade do turno.

Em alguns casos, as mudanças não serão implementadas porque o benefício percebido será menor que o custo. Em outros casos, um benefício suficiente pode ser encontrado para compensar o custo de fazer o trabalho adicional. Outros casos, ainda, provarão que as mudanças serão inevitáveis ​​e além do seu controle, independentemente do efeito negativo, resultante de questões regulatórias ou de conformidade, ou de questões internas, como a reestruturação organizacional.

A decisão

Para pequenas alterações que caem dentro de seu limite de autorização, a decisão de aceitar ou rejeitar alterações fica com você (com a entrada correta da equipe). Qualquer coisa maior deve ser aprovada pelo patrocinador do projeto ou pelo conselho do projeto. Os termos para o que se enquadra em qual categoria são geralmente explicitados claramente no início de qualquer projeto.

Independentemente do resultado, é importante manter todos os envolvidos no processo informados. A alienação de membros da equipe em qualquer ponto do desenvolvimento pode custar a integridade de todo o projeto e de futuras colaborações.

Ferramentas de Gerenciamento de Mudanças

Várias ferramentas de gerenciamento de mudanças foram desenvolvidas para facilitar e simplificar esse processo. Central para toda caixa de ferramentas de gerenciamento de mudanças deve ser:

• Uma lista de verificação ou processo mapeia os participantes através das etapas apropriadas para elevar uma alteração no escopo do projeto
• Um formulário de solicitação de mudança de modelo (Nota: Se seus projetos funcionam on-line em um fluxo de trabalho automatizado, é uma ótima ideia incluir este formulário na sua lista de documentos)

Desenvolvendo um Formulário de Solicitação de Mudança de Projeto

O formulário de solicitação de mudança do projeto deve incluir:

• O nome da pessoa que solicita a alteração (o "solicitante").
• Um identificador único, como um número de alteração (você pode adicionar isso em si mesmo mais tarde, pois é improvável que qualquer uma das pessoas que levante a solicitação e use o formulário saiba o que deve ser inserido aqui).
• Uma descrição da alteração proposta, com o máximo de detalhes possível.
• A categoria da mudança. Idealmente, os solicitantes devem poder escolher a partir de uma seção pré-preenchida para que eles tenham que marcar a caixa. Este é um bom lugar para observar se uma solicitação de mudança é relativa à regulamentação ou conformidade interna - se for (genuinamente), você pode ignorar muitas etapas de planejamento e avaliação e simplesmente seguir em frente.
• O "porquê" da mudança. Qual é a justificativa para implementá-lo? Por que o solicitante quer isso?
• Potencial impacto da mudança proposta em diferentes elementos do projeto, incluindo tempo, custo, qualidade, escopo. O solicitante pode não ter todos os detalhes, portanto, pode ser necessário que sua assistência preencha esses espaços em branco por meio da etapa de avaliação de alterações. O mínimo que você está procurando neste momento é esclarecer se pode aumentar, diminuir ou alterar os parâmetros existentes do projeto.

Formulários de solicitação de mudança devem ser arredondados para fora com espaço para detalhes a serem preenchidos, à medida que as alterações forem discutidas. Um modelo também deve incluir espaço para:

• Alterar decisão: aceitar, rejeitar ou adiar
• Nome da pessoa que tomou a decisão (ou grupo) mais a data em que a decisão foi tomada e quaisquer comentários adicionais.

Mudanças e Gerenciamento do Escopo do Projeto

O gerenciamento do escopo do projeto é o processo que filtra e refina as distinções entre o que é necessário para executar um projeto com êxito e o que não é. Quando as solicitações de mudança do projeto são recebidas, é necessário considerar como essas mudanças podem afetar o projeto como um todo. Seu processo de gerenciamento de mudanças ajuda você a refinar e definir dentro do contexto, por que uma mudança é ou não prática ou necessária.

Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK) - O gerenciamento da mudança do projeto de cobertura da quinta edição merece destaque, porque não é tão intuitivo quanto você imagina. O "Guia PMBOK" inclui diretrizes excelentes para iniciantes na forma de um processo chamado "Controle de escopo" na seção Gerenciamento do escopo do projeto. No entanto, o processo de gerenciamento de mudanças nos projetos precisa ser tratado de maneira mais integrada, e isso é refletido no texto. Os usuários do "Guia PMBOK" também devem se referir ao processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças, uma vez que define claramente como tudo se articula no cenário mais amplo.

Para se tornar um PMP, é importante entender como o "Guia PMBOK" abrange o gerenciamento de alterações, pois ele fará parte do seu exame. Mas lembre-se de que o processo de gerenciamento de mudanças que você utilizará em projetos precisa ser integrado, fácil de seguir e prático.

Liderando sua equipe através do processo de mudança

A equipe do projeto é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, por isso, ajuda a envolvê-los ativamente ao gerenciar mudanças no processo.

Aqui estão cinco maneiras pelas quais você pode ajudar sua equipe a entrar rapidamente em acordo com o processo de gerenciamento de mudança do projeto:

1. Seja aberto sobre mudanças. Deixe sua equipe saber que a mudança nos projetos é esperada.

2. Seja aberto sobre o processo. O processo de gerenciamento de alterações discutido aqui não é natural para todos. A maioria dos membros da equipe não sabe o que se espera deles até que tenham sido avisados. Prepare um briefing para percorrer o processo com eles e deixe que cada um saiba qual é o papel dele em sua execução.

3. Torne isso fácil. Mudança de projeto é muitas vezes, na melhor das hipóteses, o caos controlado. As etapas que você toma para navegar com sucesso definem seu valor como um gerente de projeto. Sua equipe pode encontrar mudanças perturbadoras - especialmente as grandes ou as que invertem as decisões há muito consideradas resolvidas e os obstáculos considerados por muito tempo resolvidos. O cronograma está errado, o orçamento pode ser diferente, os requisitos são certamente diferentes.

Sua equipe procura por orientação e estabilização. Torne o processo o mais fácil possível para eles.

4. Esteja lá para ajudar. Uma nova maneira de trabalhar leva tempo para integrar com sucesso. Se você já gerenciou a mudança do projeto de maneira informal (ou não), a mudança para um processo formal pode demorar um pouco para se tornar "a maneira como fazemos as coisas por aqui". Deixe a equipe saber que você está lá para ajudá-los se precisarem executar algo além de você.

5. Não tenha medo de dizer não. Nem todas as mudanças são propostas sensatas. Permita que sua equipe saiba que, se eles sentirem muito bem que uma mudança não é a coisa certa para o projeto neste momento, você estará ao lado deles nessa conversa com o solicitante de mudança.

Deixar de administrar a mudança de maneira eficaz é a principal maneira de um projeto ser completamente descarrilado, por isso fique atento. Armados com as informações e processos corretos, as mudanças do projeto podem ser tratadas de uma maneira controlada, inteligente e benéfica para todos os envolvidos.