Como fazer uma lista de tarefas: Dicas de gerenciamento

Todos fizemos listas de tarefas. De alguma forma nunca parece haver horas suficientes no dia para realizar todas as coisas em sua lista de tarefas. Aqui está um sistema que funciona - e pode funcionar para você também.

Uma lista não é suficiente

Fazer uma lista de coisas a fazer não é suficiente. Você tem que classificá-los. Você precisa saber quais tarefas são mais importantes para poder se concentrar nelas. Então você tem que alocar recursos para esses itens, medir seu progresso e recompensar-se por seus sucessos.

Ranking

Liste todos os seus itens pendentes em uma planilha, embora você também possa fazê-los no papel. Você também pode colocá-los em seu computador ou smartphone, gravá-los em seu calendário ou inseri-los em um software de gerenciamento de tempo.

O primeiro passo é listar tudo o que você precisa fazer. Em seguida, atribua uma classificação a eles para que você possa se concentrar nos itens importantes.

Use uma classificação A, B, C. A lista é o que tenho que fazer hoje antes de sair. A lista B é algo que você precisa fazer, mas não necessariamente hoje. Finalmente, a lista C é o que você precisa encontrar tempo para fazer em breve.

Você pode descobrir rapidamente que as coisas na lista C, e até mesmo na lista B, nunca são feitas. Em uma posição de Gerente de Operações há vários anos, fiquei cada vez mais frustrado com a minha lista-A. Não só não estava passando por isso todos os dias, como sempre fizera antes, mas a lista A continuava crescendo. Foi quando descobri o que tinha que fazer para que minha lista de tarefas funcionasse para mim e desenvolvi um sistema que fez trabalhos.

Gerenciamento de tempo

Não bastava saber o que era importante; o que fez a lista A. Eu também precisava saber quanto tempo as coisas levariam e quanto tempo eu tinha para dedicar a elas. Eu adicionei uma coluna à minha lista de tarefas com o tempo estimado que cada tarefa deve levar e uma coluna adjacente com o total acumulado.

Então eu fiz um estudo de tempo simples. Enquanto realizava cada tarefa, escrevi o que fiz e os horários de início e término. Eu acompanhei por um dia inteiro. Então eu repeti algumas semanas depois em um dia diferente. Não foi uma pesquisa exaustiva por qualquer meio, mas me deu algumas dicas. Como Gerente de Operações, grande parte do meu dia foi ocupado por interrupções - lidando com eventos que aconteceram, crises que surgiram ou problemas que precisavam ser resolvidos. Em média, essas interrupções consumiram quatro horas por dia. Desde que eu normalmente trabalho um dia de dez horas, isso me deixou seis horas por dia para as coisas na minha lista de tarefas.

Todas as noites, antes de sair do escritório, atualizava minha lista de tarefas. Eu excluiria as coisas que eu concluíra, delegara ou rebaixara, adicionaria as coisas novas que surgiram, reorganizaria as prioridades para obter as tarefas mais importantes em cima e atribuiria tempo estimado a cada uma delas. Então eu iria para a lista até a marca de seis horas e traçaria uma linha. Isso se tornou meu alvo para o dia seguinte.

Se recompense

Na maioria das vezes, essa linha estava em algum lugar da minha lista. Raramente estava em qualquer lugar perto do fundo. No entanto, esse era o meu objetivo. Se eu batesse ou passasse da linha, fui para casa sentindo que tinha sido um dia produtivo e bem sucedido. Em vez de me espancar por causa das coisas que não consegui fazer, reconheci meu sucesso por ter encontrado ou superado meu objetivo. No dia seguinte, eu tive que começar tudo de novo e alcançar o novo objetivo, mas fiz isso do ponto de vista do sucesso anterior, e não da frustração de ter sempre mais a fazer do que eu tinha tempo para realizar.

Você precisa de um sistema

Para ser bem sucedido, você tem que desenvolver um sistema para gerenciar seu tempo para que você possa fazer mais no tempo que você tem. Se a sua linha-alvo na sua lista de tarefas estiver sempre perto do topo, seu chefe vai começar a procurar por alguém que possa trabalhar um pouco mais abaixo na lista todos os dias. Abaixo, confira alguns recursos para ajudá-lo a fazer um trabalho melhor no gerenciamento do tempo.

Gerenciar esta questão

Liste as tarefas que você precisa fazer. Priorize aqueles que são importantes, não apenas urgentes. Tenha um plano para o que realizar todos os dias. Trabalhe para esse plano. Recompense a si mesmo quando encontrar ou superar seu objetivo.