Como abordar uma carta comercial ou profissional

Nesta era de mensagens de texto e mensagens diretas, às vezes é difícil lembrar de tudo que você aprendeu na escola sobre como escrever cartas formais. Você pode passar anos em sua carreira sem ter que escrever mais do que um e-mail com aparência profissional, mas é uma habilidade importante quando você está procurando emprego, fazendo carreira ou enviando outras correspondências relacionadas a negócios.

Quando se trata de procura de emprego, no entanto, você precisa tirar todas as paradas. Casual só não vai fazer quando você está tentando impressionar um gerente de contratação e se destacar de sua concorrência. Usar a maneira correta de endereçar uma carta comercial ou profissional é essencial para suas comunicações relacionadas à carreira e aos negócios.

Quando você endereça suas cartas da maneira certa, você nunca terá que se preocupar em começar a interação com o pé errado, antes que o destinatário tenha a chance de ler sua mensagem.

Em primeiro lugar, saiba que, quando você está escrevendo uma carta ou enviando uma mensagem de e-mail para fins profissionais ou comerciais, é importante abordar formalmente a pessoa para quem você está escrevendo, a menos que você a conheça muito bem.

Se você não tiver certeza se deve usar um formulário formal ou casual (primeiro nome), falhe do lado da segurança e use a designação formal.

Como abordar uma carta formal: Sr., Dr., Sra. Ou Sra.

O título apropriado para usar ao escrever para um homem é o Sr. Para uma mulher, use a Sra., Mesmo se você souber o estado civil do destinatário.

Ms. é mais profissional do que a senhorita ou a sra. Para um médico ou alguém com um Ph.D., use o Dr. como título. Alternativamente, você também pode usar o “Professor” se estiver escrevendo para um membro do corpo docente da universidade ou faculdade.

Se você não souber a identidade de gênero da pessoa que está abordando, use uma saudação neutra quanto a sexo e simplesmente inclua o nome e o sobrenome deles, por exemplo, "Dear Tristan Dolan".

Muito poucas saudações de carta são apropriadas para correspondência relacionada a negócios e emprego. Por exemplo:

Exemplos de saudação de letra

• Caro Sr. Smith
• Caro Sr. Jones
• Prezada Sra. Markham
• Caro Kiley Doe
• Caro Dr. Haven
• Caro Professor Jones

Siga a saudação com dois pontos ou vírgula, uma quebra de linha e, em seguida, inicie o primeiro parágrafo da sua carta. Por exemplo:

Caro Sr. Smith:

Primeiro parágrafo da carta.

Encontrar uma pessoa de contato

Você não precisa saber o nome da pessoa com quem está falando - mas não faz mal, especialmente se você está tentando marcar uma entrevista de emprego. Geralmente, os empregadores não fornecem um nome de contato em um trabalho, especialmente em sites de busca de emprego grandes.

No entanto, vale a pena tentar encontrar a pessoa de contato, porque dedicar um tempo para descobrir o nome dessa pessoa demonstrará iniciativa pessoal. Ele também mostra uma atenção aos detalhes que falarão bem quando seu currículo estiver sendo revisado.

A melhor maneira de encontrar o nome de um contato na empresa é perguntar. Se você está colocando sua rede em uma posição, isso é muito fácil - basta fazer uma anotação para perguntar ao seu amigo ou colega o nome e endereço de e-mail da melhor pessoa para falar sobre a posição. Exceto isso, ligue para o número principal da empresa e peça à recepcionista o nome e as informações de contato do gerente de recursos humanos (RH) encarregado da contratação (ou o chefe do tal e tal departamento, etc.).

Se nenhum desses métodos funcionar, muitas vezes você pode descobrir as informações que está procurando fazendo uma pequena pesquisa na Internet. Comece com o site da empresa e procure o pessoal listado. Você frequentemente verá um contato de RH na página pessoal ou no diretório da empresa.

Se isso não produzir resultados, é hora de entrar no LinkedIn e fazer uma pesquisa avançada de títulos de cargos e nomes de empresas. No processo, você pode até encontrar outra conexão com a pessoa que está procurando. Isso nunca é uma coisa ruim quando você está tentando fazer um ser humano olhar seu currículo.

Exemplo de carta com uma pessoa de contato (versão em texto)

Primeiro nome, ultimo nome

Seu endereço

Sua cidade, código postal do estado

Seu número de telefone

Seu email

Encontro

Nome de contato

Título

Nome da empresa

Endereço

Cidade (*): Estado (*) Código postal

Caro Sr. / Ms. Último nome, Estou escrevendo sobre o próximo evento de networking de sua carreira estudantil. Estou interessado em reservar um estande porque estamos procurando contratar dois novos designers.

O nome da nossa empresa é Blue Fox Designs, e eu gostaria de me conectar com alguns de seus alunos de design e arte que estarão se formando este ano. Nós nos concentramos em design de interiores de casa contemporânea e decoração.

Por favor, deixe-me saber se você tem espaço no seu evento. Você pode me enviar um e-mail para [email protected] ou ligar para o meu celular em 555-555-5555.

Atenciosamente, Assinatura manuscrita (para uma cópia impressa)

Seu nome digitado

Quando você não tem uma pessoa de contato

Se você não tiver uma pessoa de contato na empresa, deixe a saudação de sua carta de apresentação e comece com o primeiro parágrafo ou use uma saudação geral. Por exemplo:

• A quem possa interessar
• querido gerente de contratação
• Caro Gerente de Recursos Humanos
• Querido senhor ou senhora (Tenha cuidado ao usar este, pode soar antiquado)

Siga a saudação geral com dois pontos, assim:

Querido gerente de contratação:

Primeiro parágrafo da carta.

Exemplo de carta sem pessoa de contato (versão em texto)

Primeiro nome, ultimo nome

Seu endereço

Sua cidade, código postal do estado

Seu número de telefone

Seu email

Encontro

Querido gerente de contratação:

Estou escrevendo para perguntar sobre a possibilidade de quaisquer vagas de emprego na Woodlynn Publishing. Especificamente, estou procurando uma posição como assistente administrativo. Eu tenho seis anos de experiência como assistente administrativo na Wedgewood Realty em North Grove, mas eu vou me mudar para a sua área no próximo mês, então estou procurando uma nova posição.

Se você tiver alguma oportunidade disponível, por favor me avise. Anexei meu currículo para sua consideração. Meu atual gerente, John Anderson, e dois de meus colegas estão muito dispostos a fornecer referências para atestar minhas qualificações.

Você pode entrar em contato comigo pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone 555-555-5555. Estou ansioso para ouvir de você.

Atenciosamente, Assinatura manuscrita (para uma cópia impressa)

Seu nome digitado

Endereçando o envelope

Use um envelope de tamanho comercial (# 10) para todas as correspondências enviadas, dobrando sua carta em três partes.

• O seu endereço de retorno (nome, endereço, cidade, estado e código postal) deve estar no canto superior esquerdo do envelope, com o carimbo à direita.
• Certifique-se de que o nome e endereço do destinatário pessoa de contato, empresa, endereço, cidade, estado e código postal) estão centrados no envelope.

Habilidades de Comunicação Profissional

Dirigir adequadamente uma carta comercial ou profissional não é uma habilidade que você só precisa quando está procurando emprego. Quando estiver empregado, descobrirá que haverá ocasiões em que você precisará escrever cartas que exijam endereços e saudações formais.