Quem deve assinar uma carta de oferta para um candidato a emprego?

Qual nível de funcionário ou gerente de Recursos Humanos deve revisar e assinar uma carta de oferta preparada por um assistente de RH? Por quantos meses esse processo de revisão deve continuar se o assistente de RH for um novo funcionário, perguntou um leitor? Que tal se o assistente de RH for um funcionário experiente?

Ao assinar, deve ser o assistente de RH que prepara a carta de oferta ou o funcionário ou gerente de nível superior que revisa a carta de oferta (se é esperado que uma revisão ocorra?)

Resposta do RH a quem deve rever e assinar uma carta de oferta a um candidato a emprego

As respostas a essas duas perguntas são opiniões estritas, já que nenhuma questão legal está envolvida nas respostas. Certa vez, trabalhando como diretora interina de RH de uma pequena empresa de manufatura, entre a ex-funcionária de RH e um novo diretor assumindo, o assistente de RH enviou uma carta de oferta com a oferta de salário errada.

Esse erro foi imediatamente reconhecido quando a carta foi retirada da pilha de documentos aguardando a revisão final. O salário oferecido ao candidato era muito baixo para o trabalho.

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Em algumas organizações, o gerente de RH, o diretor ou o VP - nunca um assistente de RH - assina as cartas de oferta de emprego que vão para os candidatos, o que é uma prática ruim no setor privado. Não é a pessoa de RH que está fazendo a oferta. A pessoa de RH está consultando o gerente de contratação, que deve tomar a decisão final sobre um candidato e assinar a carta de oferta de emprego.

A carta de oferta é o compromisso do gerente com o novo funcionário. Ao fazer a oferta, ele ou ela confirma seu compromisso com o sucesso do novo funcionário. Receber um novo funcionário é parte de todo o processo de recrutamento, seleção e contratação. Eles são todos componentes do processo de integração.

A oferta de emprego é outra parte de acolher o novo funcionário em sua organização e fazer com que o novo funcionário se sinta querido. Ele envia uma mensagem mais poderosa quando se trata do novo chefe do possível funcionário. Ele tem mais peso e é mais valorizado quando a carta de oferta de emprego vem do gerente da nova pessoa. É o começo de um vínculo de longo prazo.

Exceções às práticas recomendadas ao analisar e assinar uma oferta de emprego

No setor público, nas empresas da Fortune 500 e nos locais de trabalho representados pelos sindicatos, essa prática pode ser diferente. Quando uma organização é grande e os funcionários estão espalhados por muitos locais, logisticamente, isso adiciona tempo e confusão ao processo de oferta de emprego.

Organizações maiores têm o desafio adicional de consistência em vários locais, e grande parte da sistematização de práticas de emprego está no RH. Para tornar a seleção de candidatos legalmente defensável, as práticas de recrutamento e contratação precisam de consistência em todos os locais.

Em um local de trabalho representado pelo sindicato, especialmente no setor público, o gerente pode não ter a palavra final sobre quem obtém o emprego. Pode ser contratualmente determinado por fatores como antiguidade e educação. Nesses casos, também faz sentido que a papelada venha da equipe de RH. Eles são responsáveis ​​por garantir que as condições e práticas de trabalho cumpram o contrato.

Em qualquer um desses casos, o RH deve pedir ao seu advogado que revise o formato e o processo da carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e que protejam o empregador. A menos que a carta de oferta seja diferente do formato padrão, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado que revise cada carta individual.

Um gerente ou diretor de RH deve revisar todas as cartas de ofertas de emprego?

Qualquer documento de um gerente ou líder de RH que obrigue a empresa legal ou financeiramente deve ser analisado por um gerente de RH ou diretor ou acima. Aqui está o porquê.

• Uma carta de oferta e muitos outros documentos enviados pela equipe de RH obrigam legalmente a empresa. Claro, quando um erro de $ 10.000 é encontrado, você pode retirar a oferta e explicar que foi um erro de digitação feito por um funcionário inexperiente. Mas por que abrir a empresa para uma situação em que uma oferta de salário alterada deve ser estendida? Um novo funcionário infeliz ainda pode aceitar o emprego, ou você pode perder um candidato perfeitamente adequado que está enfraquecido e ferido devido a um erro. Além disso, poderia abrir sua empresa para ação judicial em potencial.

• Honrar a oferta de emprego incorreta, usando o mesmo exemplo, é igualmente desagradável. Antes de a empresa estender a oferta, alguém do RH pesquisou o mercado, analisou o que outros funcionários em empregos similares estão fazendo e concluiu com uma oferta de trabalho adequada. Assim, as ramificações estão se ampliando se outros funcionários aprenderem sobre o diferencial salarial.
• Não importa o nível de experiência de um assistente de RH que deve, em um escritório de RH, preparar a oferta para o envio, um segundo par de olhos revendo qualquer coisa que possa potencialmente obrigar financeiramente a empresa ou abrir a porta para uma ação legal.As organizações esperam mais vigilância e supervisão dos funcionários que são intitulados como gerente ou diretor.

• Uma falha na comunicação pode resultar em termos e condições de emprego incorretos que não foram negociados ou que foram prometidos a um candidato. Por exemplo, o assistente de RH pode saber que o trabalho pagaria US $ 40.000, mas no processo de negociação, o candidato recebia mais um bônus de assinatura e, no dia-a-dia, o gerente não informava o assistente de RH. Quando um candidato a emprego recebe uma oferta incorreta, ele está reavaliando a integridade de sua empresa. Você cria uma barreira à aceitação desnecessária, pois o candidato se preocupa em como lidar com a situação.
• Documentos que vão para pessoas que você está tentando recrutar para sua empresa devem ser perfeitos. Eles sinalizam uma mensagem para o funcionário em potencial sobre a cultura da sua empresa. Mesmo um erro de digitação pode dar uma pausa ao candidato. Uma cópia do documento também ficará nos arquivos da sua empresa por anos. Então, na maioria dos casos, o segundo par de olhos revendo o documento é uma prática inteligente.

A revisão e supervisão de documentos que obrigam a empresa financeira ou potencialmente, legalmente, não é uma crítica ao conhecimento, experiência ou diligência de um assistente de RH. É uma prática de negócios inteligente por todos esses motivos.

Observação sobre ofertas de emprego: o departamento de RH deve pedir ao seu advogado que revise o formato e o processo da carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e forneçam ao empregador proteção legal. A menos que a carta de oferta seja diferente do formato padrão, no entanto, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado que revise cada carta de oferta individual.

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