O que todo empregador deve saber sobre os requisitos do formulário I-9

O Formulário de Elegibilidade I-9 é exigido pela Lei de Reforma da Imigração, verificando a identidade de um funcionário e sua qualificação para trabalhar legalmente nos EUA. Se um empregador perde qualquer passo ou se esquece de incluir os documentos apropriados, corre o risco de multa com complicações legais bastante sérias e possíveis, e é por isso que é tão importante verificar todos os aspectos de um empregado I-9.

Lista A - Documentos que estabelecem a identidade e a elegibilidade de emprego

No I-9, há uma lista obrigatória de documentação para comprovar a identidade. Esses documentos estabelecem identidade e elegibilidade para trabalhar nos EUA e são considerados prova aceitável de ambos.

• Passaporte dos EUA (não expirado ou vencido)
• Certificado de cidadania dos EUA (Formulários N-560 ou N-561)
• Certificado de naturalização (Formulários N-550 ou N-570)
• Passaporte estrangeiro não vencido com um anexo Formulário I-94 indicando autorização de emprego não vencida
• Cartão de Residente Permanente ou Cartão de Recibo de Registro de Estrangeiro com fotografia (Formulário I-551)
• Cartão de Residente Temporário Não Expirado (Formulário I-688)
• Cartão de Autorização de Emprego Não Expirado (Formulário I-688A)
• Permissão de reentrada não expirada (Formulário I-327)
• Documento de viagem de refugiados não vencidos (Formulário 1-571)

• Documento de autorização de emprego não expirado emitido pelo Departamento de Segurança Interna (DHS) que contém uma fotografia (Formulário I-688B)

Lista B - documentos que estabelecem identidade

Na ausência de qualquer dos documentos acima, um funcionário teria que apresentar dois outros, um para prova de identidade e outro para prova de elegibilidade de emprego. Os documentos a seguir podem ser usados ​​para estabelecer a identidade de um funcionário:

• Carteira de motorista ou documento de identidade emitido por um estado ou por uma possessão periférica dos Estados Unidos, desde que contenha uma fotografia ou informações como nome, data de nascimento, sexo, altura, cor dos olhos e endereço
• Carteira de identidade emitida por órgãos ou entidades federais, estaduais ou locais, desde que contenha uma fotografia ou informações como nome, data de nascimento, sexo, altura, cor dos olhos e endereço
• Cartão de identificação escolar com uma fotografia
• Cartão de registro do eleitor
• Cartão militar dos EUA ou registro de rascunho
• Cartão de identificação do dependente militar

• Carta da Marinha Mercante da Guarda Costeira dos EUA
• Documento tribal nativo americano
• Carteira de motorista emitida por uma autoridade do governo canadense

Lista C - Documentos que estabelecem a elegibilidade de emprego

Um desses documentos devo ser apresentado além de um documento da Lista B se um empregado não puder fornecer um documento da Lista A.

• Cartão de Segurança Social dos EUA emitido pela Administração da Segurança Social, com excepção de um cartão indicando que não é válido para emprego
• Certidão de Nascimento no Exterior emitida pelo Departamento de Estado (Formulário FS-545 ou Formulário DS-1350)
• Original ou cópia autenticada de uma certidão de nascimento emitida por um estado, município, autoridade municipal ou posse remota dos Estados Unidos com um selo oficial
• Documento tribal nativo americano.
• Cartão de Identificação do Cidadão dos EUA (Formulário I-197)
• Bilhete de Identidade para uso de um Cidadão Residente nos Estados Unidos (Formulário I-179)

• Documento de autorização de trabalho não expirado emitido pelo DHS diferente dos listados na Lista A

Lista Especial para Pessoas Menores

Os funcionários com menos de 18 anos de idade e que, portanto, não podem apresentar nenhum dos documentos acima, podem fornecer documentos adequados à idade, incluindo:

• Registro escolar ou boletim escolar
• Clínica, médico ou registro hospitalar
• Creche ou registro de escola maternal

Formulário Adicional I-9 Responsabilidades do Empregador

Verifique se os formulários I-9 estão preenchidos corretamente e se você e seu funcionário seguem exatamente as instruções. Você deve manter o formulário I-9 de cada funcionário em arquivo por pelo menos três anos ou por um ano após o término do contrato, o que for mais longo.

Guarde e faça cópias dos documentos originais fornecidos por seus funcionários. Isso não é obrigatório, mas é aconselhável. Mantenha apenas o número mínimo de documentos necessários e armazene os formulários e documente as fotocópias dos arquivos dos funcionários.

Se forem feitas alterações no documento do arquivo I-9, altere-as no formulário original e inicialize e date as alterações. Não preencha um novo formulário. Reverter as autorizações de trabalho expiradas e não permitir que os funcionários trabalhem se a documentação tiver expirado.

Certifique-se de responder de acordo com as instruções e diretrizes de tempo se você receber uma carta de não correspondência da Administração do Seguro Social que indique que um certo número de seus funcionários tem números de Seguro Social não verificáveis.

Obtenha as informações do formulário I-9 atual nos Serviços de Imigração e Cidadania dos EUA (USCIS). Informações adicionais estão disponíveis na Society for Human Resources Management.

Requerimentos legais

O Formulário I-9 deve ser preenchido para cada novo funcionário, independentemente de sua origem nacional ou se o funcionário for um cidadão dos EUA. Um empregador violou a lei federal de imigração se ele deixar de verificar a identidade e autorização de emprego de um novo funcionário por meio de um formulário I-9. As penalidades variam substancialmente e são baseadas em um sistema de níveis, mas podem chegar a quase US $ 20.000. As penalidades aumentam a partir de US $ 548 por conscientemente continuar empregando indivíduos que não enviam formulários I-9 com a devida verificação.

Isenção de responsabilidade: observe que as informações fornecidas, embora autoritativas, não garantem precisão e legalidade. O site é lido por um público mundial e as leis e regulamentos trabalhistas variam de estado para estado e de país para país. Por favor, procure ajuda legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais para garantir que suas interpretações e decisões jurídicas estejam corretas para a sua localização.