Como planejar uma reunião da empresa

Parabéns! Sua empresa realizará uma reunião para um grupo de funcionários selecionados de todos os níveis da empresa. O CEO deu a você a responsabilidade do gerente de projetos do evento. Essas dicas e exemplos de planos de projeto demonstram uma maneira pela qual um Gerente de Projeto pode abordar a construção do plano do projeto para uma reunião da empresa ou um projeto similarmente complexo.

Pré-Planeje o Projeto

Seu primeiro passo é planejar o plano. Você começa discutindo o evento com as partes interessadas. Se isso foi feito no ano passado, o que deu certo? O que deu errado? Quem gerenciou o projeto e eles podem ajudá-lo a evitar armadilhas este ano? Como o CEO atribuiu o projeto a você, o que ele quer do evento? Quando será o evento? Onde? Qual é o orçamento?

Reúna o máximo de informações possível. Este será o esqueleto no qual você constrói o plano do projeto.

Construa a equipe

Que outros recursos você precisa para tornar esse projeto um sucesso? Existem pessoas em outros departamentos que podem ajudar você a tornar esse evento um sucesso? O que você precisa fazer para conseguir ajuda? Você pode simplesmente pedir ou precisa obter a aprovação formal do seu chefe? Quanto tempo você precisa deles? Quais habilidades específicas você precisa que elas forneçam? Alguém pode fornecer essa habilidade se a pessoa que você quer não estiver disponível?

Como esta é uma reunião de toda a empresa, como o RH pode ajudar? Você precisa de ajuda do Departamento de Instalações? E o departamento de marketing? Você precisa de ajuda nessa área?

Planeje a agenda

Uma vez que você sabe quanto tempo a reunião vai durar, você começa a preencher os blocos de tempo. Você precisa de um orador de abertura? Quem será? Você vai manter os participantes juntos ou você vai dividi-los em grupos menores para uma parte do programa? Quantos outros oradores você precisará? Quem vai instalar as sessões menores se você sair?

O evento levará mais de um dia? Como você vai fechar o primeiro dia? Como você vai reabrir no segundo dia?

Como você vai terminar no final? Você precisa de um discurso de encerramento? Como você vai lidar com a logística de pessoas que saem do hotel se você reservar uma?

Encontre o espaço

Descubra quantas pessoas estão chegando. Em seguida, determine o tamanho de um espaço que você precisa. Onde o evento será realizado? Há espaço no escritório da empresa ou você precisa de um espaço maior? O CEO quer que a reunião seja realizada fora do local para que as pessoas possam se concentrar, ou ele quer que seja mantido no escritório para minimizar o custo?

Quais propriedades em sua área podem fornecer o espaço que você precisa? Um hotel perto do aeroporto é uma boa opção para minimizar o tempo de viagem para pessoas que chegam de fora da cidade ou você deve encontrar algo fora da cidade que seja mais silencioso?

O que os diferentes locais cobram por suas instalações? O que eles incluem e o que você precisará comprar e trazer? Eles designarão um indivíduo para você trabalhar? Qual é a política deles em relação ao material e às pessoas de fora?

Puxe-o

Tendo reunido as respostas para pelo menos a maioria dessas perguntas, você pode começar a elaborar o plano do projeto. Lembre-se de que o que estamos mostrando aqui é a lista de tarefas do projeto, apenas a estrutura analítica do projeto (WBS). Não inclui nenhuma das dependências entre tarefas ou os cronogramas. Aqueles seriam adicionados mais tarde.

Amostra do Plano do Projeto da Reunião da Empresa

Em Como Planejar um Projeto Usando as Ferramentas Básicas do Gerenciamento de Projetos, discutimos o pensamento por trás do planejamento de projetos e o uso de habilidades de gerenciamento de projetos durante o processo de planejamento. Veja como uma estrutura analítica do projeto (WBS) do plano de projeto pode procurar um projeto para planejar uma reunião da empresa:

1. Pré-Planeje o Projeto

1. Determinar o orçamento
2. Discuta com o CEO para estabelecer metas do projeto
3. Entre em contato com o gerente de projetos anterior (PM) para obter dicas
4. Determinar a lista de partes interessadas
5. Entre em contato com as partes interessadas para entrada.
6. Estabelecer data preferida para o evento
7. Determinar quantos palestrantes / apresentadores são necessários
8. Determinar quantos funcionários de suporte são necessários
9. Determine quantos funcionários participarão
10. Listar possíveis locais para o evento

2. Construa a equipe do projeto

1. Receba o representante do Marketing
2. Obter rep do RH
3. Veja se a compra atribuirá alguém para ajudar
4. Peça a Susan para lidar com todos os detalhes dos palestrantes
5. Receba o representante das instalações
6. Agendar reunião de lançamento da equipe do projeto

3. Desenvolver a agenda

3a Plano Primeiro Dia

1. Definir hora de início
2. Definir horário, organizar local e pessoal para registro
3. Definir duração da sessão da manhã
4. Definir duração dos discursos
5. Calcular o número de palestrantes necessários para a sessão da manhã
6. Recrutar alto-falantes
7. Plano de intervalo no meio da manhã (tempo e duração)
8. Organize a atualização da sala de conferências durante o intervalo (água, lixo, etc.)
9. Planeje a pausa para o almoço (tempo, duração, localização, menu, quem paga)
10. Planeje a sessão da tarde (duração, número de palestrantes)
11. Recrutar oradores da tarde
12. Plano Dia Um fechamento (tempo, quem, comprimento)

3b Plano Dia Dois

1. Definir hora de início
2. Definir duração da sessão da manhã
3. Calcular o número de palestrantes necessários para a sessão da manhã
4. Recrutar alto-falantes
5. Plano de intervalo no meio da manhã (tempo e duração)
6. Organize a atualização da sala de conferências durante o intervalo (água, lixo, etc.)
7. Planeje a pausa para o almoço (tempo, duração, localização, menu, quem paga)
8. Planeje a sessão da tarde (duração, número de palestrantes)
9. Recrutar oradores da tarde
10. Plano de Fechamento de Discurso (tempo, quem, comprimento)
11. Organize o horário do check-out com o hotel

4. Planeje o espaço

1. Determinar o número de participantes
2. Planejar disposição de assentos (linhas vs. tabelas)
3. Calcular o espaço necessário
4. Investigue lugares disponíveis com essa quantidade de espaço (custos, localização, serviços incluídos)
5. Conte o número de palestrantes por dia e total
6. Determinar o número e o tipo de pessoal de suporte necessário
7. Descubra quantos participantes / palestrantes / funcionários precisarão de quartos
8. Negocie custos e datas com os locais disponíveis
9. Assinar contrato com localização selecionada

5. Divulgue o evento

1. Finalize todos os detalhes com o local do evento
2. Certifique-se de que os participantes sejam notificados
3. Notificar todos os palestrantes do tópico e tempo de apresentação / dia
4. Notifique toda a equipe de suporte de tarefas e turnos
5. Receba confirmações de presença dos participantes
6. Notificar os participantes de substituição conforme necessário

6. Acompanhamento

1. Obter rascunhos de discursos de todos os palestrantes
2. Rever os discursos finais
3. Obtenha tags de nome para todos os participantes, palestrantes e funcionários
4. Compre quaisquer materiais e presentes para os participantes
5. Reconfirmar com a localização do evento

7. Revise e avalie

1. Envie uma pesquisa de satisfação para todos os participantes
2. Envie uma pesquisa de opinião para todos os oradores
3. Enviar obrigado a todos os palestrantes e funcionários
4. Realize reuniões de encerramento com a equipe do projeto

Planejamento Adicional

A estrutura analítica do projeto do plano de projeto (WBS) acima mostra uma amostra para o planejamento de uma reunião da empresa. É apenas um esboço. A equipe do projeto ainda precisaria trabalhar nesses itens e expandir muitos deles. Além disso, eles precisariam trabalhar o tempo necessário para cada tarefa, a importância relativa das tarefas e as inter-relações / dependências entre as tarefas.