Know How, Why e When to Document Employee Performance

No mundo dos recursos humanos e do emprego, a documentação sobre o desempenho de um funcionário pode prejudicar ou disciplinar, encerrar ou promover, recompensar e reconhecer funcionários de forma justa.

A documentação é essencial para os gerentes e a equipe de RH porque você precisa fazer um esforço sério para registrar todos os eventos do histórico de contratação de seus funcionários - tanto os incidentes positivos quanto os negativos de desempenho.

Aqui está tudo que os gerentes e a equipe de RH precisam para documentar cuidadosamente o desempenho dos funcionários.

Por que você deve documentar o desempenho dos funcionários

• A documentação fornece evidências de que os problemas de desempenho foram discutidos com o funcionário de maneira oportuna e concisa.
• A documentação oferece um histórico da melhoria ou falha do funcionário para melhorar o desempenho ao longo do tempo. É cronológico e uma descrição precisa das ações do funcionário, das ações do gerente e dos eventos à medida que ocorrem.
• A documentação fornece evidências que apóiam as decisões gerenciais de tomar ações desfavoráveis, como disciplina ou rescisão com um funcionário.
• A documentação oferece uma prova de que um funcionário merece uma promoção ou oportunidade disponível sobre outros funcionários que também são elegíveis.

• A documentação fornece evidências para justificar aumentos salariais, diminuições ou porque um funcionário não recebeu aumento.
• No caso de uma ação judicial, documentação completa e completa protege os interesses de um empregador. A documentação pode suportar as ações do gerenciamento ao finalizar um funcionário mal-sucedido. Também pode provar que o funcionário foi demitido por razões legais em oposição a outras, como a discriminação ilegal.

O que documentar

Os gerentes precisam documentar o desempenho dos funcionários, tanto as contribuições positivas quanto as falhas de desempenho. Eles precisam documentar exatamente o que o funcionário fez e disse e o que o gerente fez e disse em resposta durante a reunião ou conversa.

Você precisa documentar todos os acordos feitos durante a conversa, as metas estabelecidas, as melhorias necessárias e esperadas e o cronograma para melhoria. A documentação também deve conter compromissos que o gerente faz para ajudar o funcionário.

Como documentar

A documentação deve ser escrita durante ou imediatamente após a reunião ou conversa com o funcionário. Em nenhum momento você deve deixar de escrever a conversa no dia em que ela realmente ocorreu. Aguardar até mais tarde afeta a qualidade da documentação porque é baseada na memória.

Um dos piores erros cometidos pelos gerentes é acreditar que eles podem reconstruir um histórico de aconselhamento dos funcionários conforme necessário. Nenhuma pessoa de RH que tenha alguma experiência de documentação decente e oportuna é sempre enganada por um registro reconstruído. Os gerentes que reconstroem a memória trazem riscos desnecessários e inaceitáveis ​​para a empresa, porque uma história inventada não se sustenta em uma possível ação judicial.

Você precisa que sua documentação pareça profissional, organizada e organizada. Escreva documentação como se você estivesse falando sobre o histórico para um terceiro. Você nunca sabe quem pode ler sua documentação um dia, portanto, certifique-se de que isso reflita seu profissionalismo. (Parte de trás de um guardanapo, envelope ou nota não se qualifica como documentação profissional.)

Sua documentação deve ser enviada ao novo gerente de um funcionário se o funcionário obtiver um novo emprego, ou você, em sua organização. Para sua memória e para informar o novo gerente do funcionário, você precisa colocar o nome e título do funcionário, seu nome e título e a data completa em cada documento.

Escreva a documentação que seja factual, justa, legal, objetiva, completa e consistente. Evite opiniões (Mike é desleixado. Alice é preguiçosa. Tom estava mentindo para mim.), Xingamentos, editorialização (John é um idiota. Mark tem um problema de atitude.) E rotulagem (Mary é irresponsável. George não é um time jogador.).

Evite também tentar interpretar o comportamento do funcionário. (Marsha não deve gostar dessa tarefa. Paula parece estar na cabeça dela.) Minimize o uso de palavras descritivas, como adjetivos e advérbios (vagarosos, descuidados, infelizes, mal-humorados, rudes). Indique o comportamento e as ações específicas do funcionário, e não sua opinião ou interpretação.

Na documentação, o que é necessário é um registro preciso da conversa. Fique com os fatos e anote apenas o que você disse e o que o funcionário disse. Certifique-se de que sua documentação não seja ambígua e que os fatos sejam retos. (Em qualquer situação jurídica em potencial, erros em qualquer um dos eventos documentados tornam toda a documentação suspeita.)

Finalmente, documente quaisquer acordos, compromissos, cronogramas, melhorias necessárias, pontos de check-in e outros detalhes que possam escorregar da memória. Certifique-se de definir uma data e hora para prazos e datas de vencimento para que não ocorram mal-entendidos.

Conheça a política de documentação do seu departamento de RH, que lhe dirá qual documentação precisa ser colocada no arquivo pessoal do funcionário. Qualquer documentação de ações disciplinares deve ser incluída.

Onde documentar e armazenar

Como a documentação sobre os funcionários é confidencial e confidencial para o funcionário, você precisa cuidar para que toda a documentação permaneça confidencial para o gerente, o RH e, potencialmente, o próximo gerente do funcionário. Portanto, não é recomendável colocar a documentação em uma unidade de computador compartilhada. A documentação manuscrita e a documentação de um gerente impressa são melhor armazenadas em armazenamento bloqueado.

Se você seguir essas diretrizes, quando for ao RH pedir ajuda para disciplinar, encerrar ou transferir um funcionário para um trabalho com melhor ajuste potencial, o RH ajudará você a resolver o problema ou a melhorar a situação. Quando o RH lhe diz para documentar, documentar, documentar ou eles não podem ajudá-lo; você terá todas as suas bases cobertas.

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