Como a equipe de RH precisa pensar sobre problemas todos os dias

A pergunta do empregado parece simples, direta e deve ser fácil de responder. Certo? Não se o seu trabalho é em Recursos Humanos. Até mesmo a pergunta mais simples dos funcionários gera incontáveis ​​bandeiras vermelhas para a equipe de RH do empregador. Mais uma vez, você anda nesse caminho de cinco frentes. Como você satisfaz as cinco partes interessadas enquanto trata o empregado atual de forma justa?

O que é melhor para o empregador? O que é melhor para o funcionário? O que é legal ou exigido por uma agência do governo? O que estabelece o precedente para futuras decisões e tratamento justo dos funcionários? Que decisão você terá processado com todos os custos e agravos concorrentes?

Você não pode tomar uma decisão a menos que a decisão satisfaça as cinco partes interessadas - até certo ponto. É realmente de admirar que às vezes seja a parte interessada do funcionário que sofre? Veja como as pessoas de Recursos Humanos precisam pensar e tomar decisões para responder a uma pergunta dos funcionários. Vamos usar a modificação desta política de viagens de feiras comerciais como exemplo.

Como o RH pensa, faz decisões e responde a perguntas

A pergunta fornecida por um leitor parecia bastante simples. Um funcionário, que viaja em negócios da empresa para feiras e outros eventos do cliente, queria estender seu tempo na cidade do evento usando o tempo de férias. Sem problemas.

Não há problema, isto é, até o RH informá-lo de como os dias seriam cobrados de suas férias pagas. Com simpatia ao RH e ao funcionário, veja como uma pessoa de RH precisa pensar e tomar decisões.

O funcionário viajou no domingo para uma feira de negócios. (Não há problema com este tempo de viagem; a empresa, por política, que todos os funcionários entendem, não paga o tempo de viagem de fim de semana para funcionários isentos.) O funcionário trabalhou de segunda a quarta na feira e quis começar o dia de férias após o evento.

Ok, disse o gerente de RH, quinta e sexta-feira são dias de férias. Não, respondeu o funcionário, na quinta-feira eu normalmente viajaria de volta para a empresa; já que esse dia seria pago como parte da minha semana normal de trabalho, não é justo que eu faça um dia de férias para cobrir a quinta-feira. Você está comigo?

Pensamento de RH e tomada de decisão começa a rolar

Tudo bem, diz o gerente de RH, cuja primeira inclinação é cobrar quinta-feira como dia de férias, já que o funcionário não está, de fato, usando o dia para viajar de volta para a empresa. A pessoa de RH, com razão, não quer ter que tomar decisões de tempo de folga do funcionário, caso a caso, para os funcionários que participam de eventos patrocinados pela empresa.

Verificando com um par de CEOs e outra pessoa de RH, ambas as decisões tiveram apoiantes. Se o funcionário deveria retornar da conferência na quarta-feira e trabalhar na quinta-feira, a quinta-feira deveria ser um dia de férias.

Se a quinta-feira fosse normalmente um dia de viagem, isso contaria como um dia de trabalho, não como um dia de férias. Em circunstâncias normais, ele voltaria de qualquer maneira e a empresa não deveria penalizá-lo porque ele prolongou sua estada com férias.

Mas ele optou por não viajar de volta, mas em vez de sair de férias, disseram os dissidentes. Esse não é o problema da empresa e pagamos apenas pelo tempo de viagem se o funcionário usar o dia da semana para viajar de volta. Como não pagamos por qualquer tempo de viagem nos fins de semana e não há dia de viagem, os funcionários só devem ser pagos se estiverem trabalhando.

Além disso, normalmente um funcionário, a menos que ele fosse designado para o desmonte do estande, seria esperado para viajar de volta na quarta-feira e se apresentar para trabalhar na quinta-feira.Ele poderia conseguir chegar tarde com seu gerente se o vôo dele fosse vermelho.

Nesse caso, sem dúvida, quinta-feira deve ser cobrado como um dia de férias. Mas qual tem sido a prática passada na empresa? Os funcionários devem viajar de volta na quarta-feira, se possível, ou é a quinta-feira do dia normal de viagem para retornar.

A maioria dos funcionários deseja voltar para casa e trabalhar o mais rápido possível. Então, eles viajam para casa na quarta-feira, se qualquer vôo for possível, em vez de passar uma noite sozinhos em uma cidade estranha, sem nada para fazer.

Essa também é uma questão do setor privado versus empregado público. Se você é um funcionário do setor público, geralmente trabalhando sob as condições negociadas de um contrato sindical, você espera que tais considerações sejam pagas por cada minuto em que você trabalha. Se não estiver em compensação direta, um funcionário do setor público espera comp tempo para as horas trabalhadas e esperaria ser pago para viajar no fim de semana também.

Esse pensamento é um anátema para um empregador do setor privado que espera que os funcionários isentos façam o trabalho e cumpram as metas. Na verdade, pensar como um funcionário por hora impedirá sua carreira e o tornará menos valorizado como empregado. Aqui estão alguns pensamentos anteriores sobre como compensar os funcionários pelo tempo de viagem.

Se o empregado for funcionário por hora ou não, os empregadores devem levar em consideração o tempo de viagem pago, além das horas trabalhadas na feira. Quando um empregado é elegível para o excesso de tempo, estes regulamentos se aplicam mesmo na estrada.

(Essa é uma das teorias sobre por que os funcionários não isentos são tão raramente solicitados a viajar para eventos e treinamento de clientes. As regulamentações governamentais fazem com que seu custo de atendimento seja proibitivo - ou pelo menos - um fardo para explicar e pagar pelos empregadores. Por mais que essas regras possam inibir a utilização e o crescimento de carreira dos funcionários por hora, as simpatias de RH estão com os empregadores.)

Considerações sobre a decisão de RH sobre a política de feiras

O próximo problema que o RH precisa considerar, nesse caso, é que muitos funcionários viajam com frequência para feiras e outros eventos da empresa. Uma decisão tomada, nesse caso, tem ramificações de longo alcance para o empregador e decisões sobre outras solicitações de funcionários no futuro.

O RH realmente quer tomar essas decisões caso a caso? Em que ponto o trabalho termina e as férias começam? Quando a feira termina às 16h. na quarta-feira?

Quando o último avião sai para a cidade natal do funcionário na quarta-feira à noite? E se não houver avião na quarta-feira? Quanta documentação e pesquisa o RH terá que exigir no futuro de outros funcionários para garantir que as decisões contábeis da empresa sejam consistentes e justas?

Em algum momento, o RH precisa determinar que uma decisão a favor de permitir que esse funcionário use a quinta-feira como um dia de férias tem muitas ramificações para solicitações semelhantes no futuro. O empregado se sentirá compreensivelmente infeliz.

Mas, ninguém no RH, a quem eu conheço, quer gastar seu tempo de trabalho como policial de cobrança de horário de RH. O funcionário está optando por não viajar de volta em tempo remunerado; ele pode viajar de volta se quiser o pagamento e depois sair de férias. Qualquer outra decisão abre uma grande quantidade de latas de vermes.

Um pensamento final para a pessoa de RH envolve como os funcionários foram tratados no passado. Os funcionários geralmente viajam na quarta-feira à noite ou na quinta-feira? Se quinta-feira, eles são esperados para aparecer no escritório? Se na noite de quarta-feira, quanto de quinta-feira eles devem trabalhar?

Se, no curso normal dos negócios, ele voltasse na quarta à noite, então a quinta-feira deveria contar como férias. Se, no curso normal dos negócios, ele viajar na quinta-feira, mas também deve aparecer no local de trabalho na quinta-feira, e a quinta-feira deve ser cobrada como um dia de férias.

Ah, é a primeira vez que você já encontrou essa pergunta? Ótimo. Você tem a chance de definir o precedente e estabelecer as políticas e práticas de viagens da sua empresa.

Você provavelmente até pode adicionar sua decisão ao manual do funcionário, para que todos os funcionários saibam a configuração da terra para orientar sua tomada de decisão no futuro.

RH alcança uma solução

Que tal isso para uma solução para a questão atual? Como a empresa lidou com viagens de funcionários para feiras e eventos de clientes no passado? Os funcionários voam de volta naquela noite e trabalham no dia seguinte ou a empresa lhes dá folga e os deixa voltar no dia seguinte ao evento e se apresentar para trabalhar no dia seguinte?

Determine o que governou o gerenciamento dessas práticas no passado, de acordo com vários de seus gerentes responsáveis ​​pelos funcionários que participam de eventos voltados ao cliente. A prática passada determinará o uso de um dia de férias - ou não - pela ausência na quinta-feira.

E se você descobrir - como é provável - que as práticas foram inconsistentes e não existe uma prática prévia clara? Desenhe a linha na areia. Diga ao funcionário que está pedindo, que não tem regras para orientá-lo, que ele pode usar um dia de férias para quinta-feira. Então:

• Desenvolva sua política
• Adicione a política ao manual do funcionário,
• Treinar os funcionários que viajam sobre a política revisada,
• Permita que os gerentes saibam que a discrição da gerência não mais orientará as decisões de viagem dos funcionários, pois as decisões não foram consistentes e justas, e
• Use a nova política para tomar decisões consistentes e justas no futuro.

Linguagem de Políticas de Viagem para o Futuro

Em uma empresa onde os funcionários viajam frequentemente para negócios e, especialmente, se o grupo de funcionários é grande, seria um pesadelo para a empresa tomar decisões caso a caso e a empresa nunca seria justa em todos os setores. Os requisitos de documentação para funcionários adicionam uma carga desnecessária.

Nitpicking com bom, contribuindo funcionários ao longo do tempo de rastreamento é insultuoso e humilhante - para o gerente, RH eo empregado. E, derrota seu propósito de confiar nos funcionários, tratar funcionários como adultos e esperar que os funcionários tomem decisões responsáveis ​​dentro das diretrizes declaradas.

Então, dependendo das necessidades da sua empresa, aqui está a política recomendada como parte de sua política geral de viagens. (Você tem muitas decisões adicionais para uma política abrangente.)

E, ah, a propósito, se você tem apenas alguns funcionários que viajam? Ignore todo esse pensamento e tomada de decisão do RH. Duh! Os gerentes podem tomar decisões contábeis por tempo, caso a caso.

Viagens para e de eventos patrocinados pela empresa:

Em (nome da empresa), os funcionários costumam viajar a negócios. Os funcionários participam de reuniões de treinamento ou associações profissionais, visitam fornecedores e concorrentes, se reúnem com os clientes e participam de feiras e outros eventos de interação com o cliente, para citar apenas alguns exemplos. Como esses eventos costumam acontecer em locais desejáveis, os funcionários freqüentemente pedem para usar o PTO ou o período de férias para prolongar sua estadia no local do evento.

Nesses casos, a empresa é responsável pelo custo das viagens de funcionários, incluindo aviões, táxis, ônibus do aeroporto e meios de transporte necessários, desde o dia em que o funcionário viaja até o evento até que o funcionário conclua os negócios da empresa no evento. O funcionário deve contabilizar cada dia da semana adicional retirado do trabalho após o evento como tempo de férias remunerado, horário da OPA ou licença sem vencimento com permissão de gerenciamento.

Todos os custos incorridos pelo funcionário, ou companheiros de viagem, por viagem, comida, hospedagem, transporte, e assim por diante, durante a folga, devem ser pagos pelo funcionário. A parte do bilhete de avião, adquirida pela empresa para o retorno do funcionário após a participação no evento, ou a milhagem contabilizada, normalmente paga pelo retorno do funcionário pela empresa, pode ser usada para o retorno do funcionário para casa.

A empresa não pagará despesas adicionais. O funcionário deve contabilizar cada dia decorrido após o evento patrocinado pela empresa.

Sim, esta é uma longa resposta à pergunta do funcionário sobre o uso de férias para estender a viagem do evento da empresa. Mas, é um bom exemplo de todos os fatores que o RH deve considerar no pensamento e na tomada de decisão do RH. Não é divertido para o RH, mas é necessário pensar e tomar decisões de RH para satisfazer as necessidades das cinco partes interessadas da empresa.

Você não odeia o jargão do RH? Comece com a palavra: incentivar.