Você me teve em Olá: etiqueta de telefone adequada

A verdade é que, embora não seja ciência de foguetes, a etiqueta adequada do telefone em um ambiente de trabalho envolve um pouco mais do que a capacidade de proferir uma saudação. Uma vez que pode ser o seu ponto inicial de contato com um cliente, cliente ou até mesmo seu empregador, é a sua oportunidade de causar uma boa primeira impressão ou uma boa impressão. Aqui estão algumas dicas que você deve seguir ao usar o telefone no trabalho:

Engula Primeiro

Em outras palavras, sua boca deve estar desocupada ao fazer uma ligação ou atender o telefone. Você quer ser capaz de falar claramente e isso é impossível se você estiver mastigando ou engolindo.

Nome e classificação por favor

Ao receber uma ligação no trabalho, você deve identificar a si mesmo e sua empresa e departamento, se aplicável. Se o chamador foi transferido para você a partir da linha principal da empresa, você pode indicar apenas seu nome e departamento. A pessoa que inicialmente atendeu a ligação provavelmente deu o nome da empresa. Quando você é o chamador, identifique-se da mesma maneira antes de perguntar pela pessoa que está tentando alcançar.

As maneiras importam

Sempre seja educado, independentemente de quem está do outro lado da linha. Se você está conversando com uma recepcionista ou com o presidente da empresa nunca se esqueça de dizer por favor e obrigado. Além do fato de que todos merecem respeito, a pessoa que atende a sua ligação pode garantir que ela seja tratada adequadamente.

Foco

Enquanto todos nós gostamos de multitarefa (ou tentativa de) abster-se de cuidar de outras coisas enquanto você está em uma chamada. Você deve dar a pessoa que você está falando com sua atenção total. Seu email, mídia social e jogos podem esperar.

Agora espere

Primeiro de tudo, você deve evitar todas as outras conversas enquanto estiver no telefone. A realidade às vezes entra no caminho. Você pode ter que falar com alguém que entra em seu escritório ou cubículo ou atende outra ligação. Desculpe-se e limite sua outra conversa a apenas alguns segundos. Não deixe alguém em espera indefinidamente. Se você não puder cuidar do outro assunto rapidamente, mas ele deve ser tratado imediatamente, em vez de colocar a pessoa com quem você estava falando em espera, pergunte se você pode ligar de volta em um momento que seja conveniente para ela.

Não deixe seu chamador se perder no sistema

Há momentos em que você não será capaz de ajudar a pessoa do outro lado da linha e terá que transferi-lo para alguém que possa. Quando fizer isso, certifique-se de que ele saiba a quem você está transferindo a ligação e por quê. Deixe-o saber o que fazer se a ligação não for realizada ou se a pessoa para quem você está enviando não estiver lá ou não puder ajudar.

Mantenha mensagens curtas e doces

Quando você deixa uma mensagem de correio de voz para alguém, fale devagar e claramente, especialmente quando você indica seu nome e número de telefone. Muitas pessoas deixam mensagens muito longas e desconexas apenas para resmungar rapidamente seus nomes e números no final, o que deixa o destinatário incapaz de retornar a chamada.

Uma vez é suficiente

Se você deixar uma mensagem e a pessoa por quem você a deixou, ela não lhe responderá imediatamente, pode ser porque ela não pode no momento. Não há necessidade de ligar de novo e de novo. Se é um assunto premente, você pode tentar ligar no dia seguinte novamente ou seguir com um e-mail informando que você também deixou um correio de voz.

Ouça primeiro

Ouça um correio de voz que você recebeu por completo antes de retornar a ligação. Você pode aprender que nem é necessário ligar de volta (uau, que economia de tempo) ou que você precisa cuidar de algo primeiro. Por exemplo, o chamador pode precisar de informações que você pode ter pronto quando você voltar para ela.