Como organizar um evento de mídia bem-sucedido

Uma das maneiras mais fáceis para a sua empresa receber exposição gratuita na mídia (geralmente conhecida como "mídia ganha") é por meio de eventos de mídia.Quer você esteja se unindo a vários patrocinadores para ajudar os menos afortunados, ou realizando uma coletiva de imprensa para anunciar um lançamento de produto, há certas etapas que você deve seguir para organizar um evento de mídia bem-sucedido.

Comece com um comunicado de imprensa

Enviar seu comunicado à imprensa ajudará a mídia a decidir se sua história é digna de cobertura. É por isso que ajuda a manter seu comunicado de imprensa simples e nunca usa nenhum exagero. Estações e jornais estão à procura de notícias; eles não estão procurando por um discurso de vendas.

Você tem uma janela para enviar seu comunicado de imprensa. Você não quer enviá-lo muito cedo e depois é esquecido ou enterrado, e você não quer enviá-lo tarde demais, quando outras histórias já foram atribuídas, e elas simplesmente não podem se adequar ao seu evento. Geralmente, 2 a 3 dias antes do seu evento é aviso prévio suficiente.

Você também quer ter certeza de incluir instruções e instruções especiais em seu comunicado de imprensa. Se a sede da sua empresa estiver em um único local, mas o seu evento estiver na sua fábrica, a 30 quilômetros de distância, você precisa deixar isso claro em sua divulgação.

Assista as chamadas telefônicas

Depois de enviar seu comunicado à imprensa, você pode ligar para os editores nos jornais ou produtores nas emissoras de TV para verificar se eles o recebem. Isso é tudo que você precisa perguntar.

Muitas vezes, ele abre a conversa para que eles digam se eles acham que poderão vir ou não. Mas mesmo que isso não aconteça, você não quer perguntar se eles estão vindo. Eles estarão lá se puderem, mas não farão promessas.

Tenha em mente, notícias de última hora ou dias de notícias pesadas podem impedi-los de chegar no último minuto. Você não quer importuná-los para ver se eles estão chegando, mesmo no dia do evento, quando você está lá esperando por repórteres aparecerem.

Você também quer assistir o tempo que você faz seu telefonema. Ligando 10 minutos antes das 17:00 pode parecer o fim do dia para você, mas para um produtor que é de 10 minutos até um noticiário noturno. Os melhores horários para telefonar são geralmente por volta das 10h e entre as 14h e as 14h30.

Planeje com cuidado o tempo do seu evento

Todo mundo está trabalhando em prazos. Jornais definem vezes em que colocam a questão do dia seguinte na cama. Isso significa que se eles comparecerem ao seu evento às 17:00 na quinta-feira, a cobertura pode não aparecer até sábado.

As estações de TV geralmente têm uma manhã, meio-dia, 5, 6, 10 e / ou 11 p.m. noticiários durante a semana, dependendo do seu mercado de TV. Obter cobertura se o evento de mídia começar às 16h. pode ser muito complicado. Eles não vão simplesmente entrar no carro de notícias e dirigir como um louco para colocar sua fita no ar por 5. Há um script que precisa ser escrito e uma fita que precisa ser editada.

Planeje o tempo do seu evento para que não seja apenas conveniente para os repórteres, mas também aumente suas chances de obter uma exposição mais imediata.

Não tente e faça tudo

Por mais tentador que seja se tornar um diretor, não diga ao repórter, fotógrafos ou cinegrafistas que filmagens você quer que eles recebam. Você quer estabelecer um certo relacionamento com eles e iniciar um relacionamento com o jornal ou a estação de TV. Você não vai ganhar nenhum amigo dizendo a eles como fazer o trabalho deles.

Facilite a entrada (e saída)

Se você estiver realizando o evento em sua fábrica de 50.000 pés quadrados e a área que você está permitindo mídia estiver na parte de trás do prédio, dê a eles o acesso mais fácil possível. Não os deixe estacionar na frente do edifício e, em seguida, carregue o equipamento até a parte de trás, se você puder ajudá-lo. Se houver uma maneira de dirigir até a parte de trás, avise a mídia sobre as instruções de direção em seu comunicado à imprensa e marque claramente o caminho quando elas chegarem.

Você também quer considerar qual área de sua instalação está estritamente fora dos limites. Por exemplo, se você não pode evitar uma longa caminhada, você realmente quer que a mídia caminhe por todo o seu prédio com câmeras? Isso não significa que eles vão começar a filmar o que quiserem. Mas muitas empresas têm políticas rígidas sobre onde as câmeras e os não-funcionários podem ir por razões proprietárias.

Considere os visuais

Pense nos seus visuais com cuidado. Dê à mídia o máximo de experiência prática possível. Falar de um produto por meia hora e, em seguida, referir-se à foto no folheto é algo que a mídia nem precisa mostrar. Lembre-se, eles estão passando o visual para seus clientes em potencial (seus espectadores ou leitores), por isso é importante manter o seu público em mente para que você possa obter a cobertura que você precisa.

Não se esqueça de um kit de imprensa

Inclua as informações sobre o seu evento e entregue-as à mídia. Esta informação irá ajudá-los a escrever a história, mas também ajuda você a ter mais controle sobre as notícias, já que você está fornecendo informações cruciais.

Verifique se o seu contato de mídia está disponível

Não se esqueça de disponibilizar seu contato de mídia para perguntas. Se um repórter tiver perguntas adicionais, ele precisará conseguir contatar seu contato de mídia rapidamente. Não se esqueça de incluir o número de telefone do contato da mídia e qualquer outra informação de contato no kit de imprensa.

Use funcionários com experiência

Você não precisa limitar os porta-vozes do seu evento ao seu próprio contato de mídia. Se um funcionário puder dar uma melhor frase de efeito porque ele tem mais experiência em desenvolver e trabalhar com um determinado produto, por todos os meios, disponibilize-o para perguntas.

Prepare sua declaração de antemão

Se você planeja falar na câmera ou em um repórter de jornal, pense no que você quer dizer com antecedência. Pode ajudar ter um amigo que não esteja familiarizado com a sua empresa a ler o seu kit de imprensa e fazer perguntas que ele tenha. A partir dessas perguntas, bem como de alguns dos seus próprios brainstorming, crie uma lista de respostas. Você não quer soar ensaiado, mas você não quer parecer despreparado ou dizer "Umm …" muito também.

Você também quer considerar os diferentes tipos de mídias. O jornal tem necessidades diferentes do que a televisão e vice-versa. Um repórter de jornal pode fazer perguntas muito diferentes de um repórter de TV. Cada mídia tem maneiras diferentes de apresentar suas notícias, para que elas precisem do tipo que melhor atende ao público.

E se o repórter não aparecer?

A estação ou jornal pode muito bem enviar um fotógrafo ou cinegrafista em vez de um repórter. Isso não significa que sua história não seja importante para eles. Eles não estariam lá se não planejassem dar cobertura à sua história, então trate quem aparecer muito bem.

Se um cinegrafista estiver carregando seu equipamento, não entregue a ele um kit de imprensa. Ofereça-se para carregá-lo para ele até que ele seja capaz de obter os tiros que ele precisa. Tratar ele ou ela como um cidadão de segunda classe retornará à estação e poderá prejudicar suas chances de cobertura futura.