12 coisas que o RH deve considerar ao lidar com a licença familiar

Pago ou não, 80% dos pais tiram uma licença familiar após o nascimento de um filho. Assim, enquanto os funcionários que estão prestes a ser pais estão ocupados pintando creches e lendo "O que esperar quando você está esperando", você pode começar a planejar sua licença para a família.

Quando se trata de licença familiar, os Recursos Humanos devem cobrir muitas bases. Você é legalmente obrigado a fazer algumas coisas, enquanto você deve fazer outras, a fim de manter o fluxo de trabalho e cuidar dos funcionários que são novos pais. Sua família deixa lista de verificação deve considerar esses doze itens.

Conheça as regras sobre licença familiar

Os Estados Unidos são um dos únicos países do mundo que não exigem licença maternidade ou paternidade remunerada, mas a Lei de Licença Médica Familiar (FMLA) exige que você forneça 12 semanas de licença gratuita para funcionários elegíveis.

Entenda esta lei e o que os funcionários têm direito a receber. Por exemplo, os funcionários não precisam levar as 12 semanas completas em um bloco - eles podem gastar o tempo de forma intermitente.

Mães de nascimento, parceiros e pais adotivos se qualificam (assumindo que cumprem os critérios). Conheça esta lei, bem como quaisquer outras leis em seu estado. Mais leis trabalhistas são adotadas regularmente, de modo que ela paga para se manter informada sobre as leis em sua jurisdição.

Escreva uma política formal sobre licença familiar

Documente a política da empresa sobre licença familiar. Sim, cumpra as leis, mas sua empresa pode decidir outros detalhes. Considere estas opções quando você pensa em sair da família.

• Você vai oferecer folga remunerada para licença familiar? Não é exigido por lei federal, mas há muitos benefícios para isso. O Google aumentou a retenção de novas mães em 50% simplesmente oferecendo um pouco mais de folga remunerada. Se você oferecer uma folga remunerada, informe especificamente quanto tempo é oferecido e quais funcionários se qualificam. Por exemplo, os funcionários em tempo integral recebem quantia x, mas os funcionários de meio período não se qualificam.
• O tempo de folga remunerado para férias em família será executado simultaneamente com o tempo do FMLA? Se os funcionários receberem duas semanas de folga remunerada, decida se esse tempo será executado separadamente ou simultaneamente com o horário do FMLA. Se for executado separadamente, os funcionários podem tirar 14 semanas de folga. Se ele for executado simultaneamente, você deve pagar o funcionário durante duas das 12 semanas a que têm direito por meio do FMLA.

• Você terá um plano universal para a licença familiar? Se você oferecer um período remunerado aos funcionários, decida se todos os pais receberão a mesma quantidade de folgas ou se diferentes situações receberão tratamento diferente. Por exemplo, as mães que nascem devem receber duas semanas de folga remunerada, mas os pais adotivos ou os parceiros que não participam do parto recebem uma semana de folga? Isso é responsabilidade da empresa, mas anote a política de licença da família para que situações semelhantes sejam tratadas de forma consistente.

Coordenar o trabalho para licença familiar

Certifique-se de que os gerentes trabalhem com os funcionários bem antes da licença familiar para coordenar o trabalho enquanto o funcionário estiver ausente. Obtenha todos os detalhes abordados, deixando os e-mails encaminhados para um colega de trabalho (se necessário).

Isso diminuirá o estresse dos colegas de trabalho e eliminará possíveis gargalos. Os gerentes podem trabalhar com sua equipe para cruzar as responsabilidades, o que é útil não apenas para o tempo de folga da família, mas também quando se perde um funcionário por outras razões.

Lembre-se de privacidade do funcionário sobre licença familiar

Nem todo mundo quer que toda a empresa saiba que está esperando ou teve um bebê. E, na verdade, não é necessário que o RH diga aos gerentes especificamente por que um funcionário está fora da FMLA (embora provavelmente saibam por que um funcionário obviamente grávido desapareceu repentinamente por algumas semanas).

Considere o quão abertamente o funcionário discutiu a gravidez com os colegas de trabalho e aja com respeito. Se o funcionário quiser circular fotos do recém-nascido no site social da empresa, no Facebook ou via e-mail, ótimo. Mas você não deveria fazer isso.

Tornar os benefícios acessíveis

Os benefícios são importantes durante a gravidez e o nascimento, e a falta deles ou confusão sobre eles gera estresse para os funcionários. Quase todos os funcionários querem uma comunicação de benefícios personalizada para eventos da vida. Embora seja impossível prever as necessidades de saúde, é mais fácil antecipar quando alguém está esperando um filho.

É uma linha fina para andar, mas fornece o máximo de ajuda possível sem desrespeitar a privacidade do funcionário. Por exemplo, é inadequado dizer a uma funcionária grávida que seu provedor de saúde tem uma linha direta de suporte de enfermagem, a menos que ela pergunte especificamente.

Você não tem ideia de quais escolhas eles farão para seus filhos, mas você ainda pode ajudar lembrando a eles que o Programa de Assistência ao Empregado (EAP) tem bons recursos de suporte.

Tenha um sistema seguro on-line onde os funcionários possam acessar detalhes sobre os benefícios ou dar aos funcionários cópias da documentação aplicável. Sempre que possível, direcione os funcionários para lugares onde eles possam pesquisar e encontrar respostas. Isso resulta em menos trabalho para você e permite que eles naveguem e explorem benefícios por conta própria, respeitando sua privacidade.

Forneça flexibilidade

As pessoas querem flexibilidade, mas desenham as linhas necessárias. oO novo título de pai não torna aceitável que os funcionários em tempo integral trabalhem apenas 25 horas por semana. Provavelmente não é razoável que os funcionários tragam o novo bebê para trabalhar o tempo todo. Provavelmente não é um grande problema se Erica chegar às 9h15 enquanto descobre o horário de entrega das creches.

A flexibilidade pode ajudar os funcionários a se ajustarem à nova responsabilidade. Os funcionários devem ter uma equipe de pessoas que os apoiem no trabalho e oferecer horas flexíveis ilustra seu apoio.

Algumas empresas consideram mutuamente vantajoso permitir que os funcionários voltem lentamente ao trabalho. Permitir que os funcionários retornem em tempo parcial por algumas semanas após a saída da família lhes dá a opção de trazer dinheiro sem ficarem sobrecarregados. Também alivia o fardo de ter um funcionário fora do escritório.

Se os funcionários usarem todo o seu tempo de FMLA, mas ainda precisarem de um pouco mais de tempo para recuperar, tente estendê-lo com tempo de licença não remunerado. Se os funcionários não se qualificarem para o FMLA (e de acordo com defensores pagos da licença parental, 40% dos funcionários dos EUA não), tente acomodá-los de qualquer maneira.

Crie um plano de contingência

A flexibilidade também pode beneficiar a empresa se uma mudança de cargo for solicitada antes ou depois de um funcionário tirar licença parental. Por exemplo, um pai ou mãe pode querer reduzir as horas ou mudar alguns (ou todos) do seu tempo de trabalho para se teletrabalhar para ficar em casa com o novo filho.

Você é legalmente obrigado a restabelecer uma posição de pagamento igual, benefícios e prestígio para um funcionário que retorna da FMLA, mas os funcionários podem trabalhar de forma mais eficaz se ajustes adicionais forem feitos.

Nem todas as empresas podem fazer essas mudanças, mas às vezes as acomodações são possíveis. Alguns pais querem mudar seu plano de trabalho após o nascimento e podem cortar completamente o trabalho. E não presuma que apenas pais do sexo feminino escolherão deixar a força de trabalho para trás.

Considere as mudanças nos benefícios dos funcionários

Com toda a emoção de um novo bebê, os funcionários podem esquecer que o novo pacote de alegria também é um novo dependente que precisam adicionar aos seus planos de saúde. Lembre os funcionários das datas e janelas onde eles podem e precisam mudar suas eleições de benefícios.

Outras mudanças de benefícios a considerar referem-se a funcionários que se afastam. Durante a licença não remunerada de FMLA, os funcionários não recebem um cheque de pagamento. Como eles vão pagar por seus benefícios?

Você precisa tomar decisões sobre vários outros assuntos de política para o manual e a implementação do seu funcionário.

• Decida se os funcionários continuarão acumulando folga durante a licença. Se eles não forem acumulados, leve isso em consideração ao calcular o tempo de folga ou ajuste para essa licença no software de folga da empresa.
• Se os funcionários não retornarem após o nascimento, retire o tempo de férias no último cheque se isso for estipulado na política de férias da empresa.
• Verifique a política de férias para determinar se os funcionários podem acrescentar qualquer tempo de férias acumulado ao tempo de licença parental ou FMLA que já estão fazendo.

Todos esses detalhes devem ser incluídos em suas políticas de folga. Se eles não forem, adicione-os para que cada funcionário seja tratado da mesma forma.

Sê sensível

Ocasionalmente, o nascimento de uma criança não é um evento comemorativo na vida das pessoas. Gestações não planejadas acontecem. Abortos tardios e mortalidade infantil são devastadores. Um funcionário pode optar por colocar seu filho para adoção ou interromper uma gravidez. Abordar qualquer uma dessas situações com sensibilidade e respeito.

Trabalhe com o funcionário e o gerente do funcionário para lidar de maneira sensível com a transição para o trabalho. Além disso, considere algumas situações (como abortos espontâneos) na política de luto da empresa.

Eventos dolorosos da vida são difíceis para os funcionários, mas também difíceis para as pessoas que trabalham com eles. Pense em como a empresa pode lidar de forma sensata (e privada) com essas situações de antemão.

Comemoro

Um gesto pequeno e agradável da organização lembrará aos funcionários que eles têm uma equipe de colegas de trabalho torcendo por eles no escritório. Aguarde alguns dias após o parto para se certificar de que tudo corre bem e envie algumas flores, um cartão ou um boneco. Considere o que esse funcionário irá apreciar e tente individualizar o gesto.

Pense sobre as acomodações pós-bebê

Para muitas empresas, os benefícios dos pais não terminam quando a licença da família o faz. Considere quais acomodações os funcionários precisarão ou apreciarão. O Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as empresas forneçam às mães que amamentam tempo de pausa e em algum lugar privado para expressar o leite materno.

Os pais que trabalham sem um parceiro que fica em casa provavelmente também precisarão de assistência infantil - que é o maior item orçamentário para as famílias americanas. Em média, as famílias americanas gastam US $ 9,589 por ano em cuidados infantis até US $ 28,353 para um cuidador em casa.

Considere os benefícios adicionais para os funcionários

Considere a possibilidade de criar algum tipo de benefício de cuidados infantis para os funcionários, como subsidiar custos ou até mesmo fornecer opções de cuidados infantis no local ou próximos ao trabalho. Oitenta e três por cento dos funcionários que têm benefícios de assistência à infância dizem que isso os ajuda a reduzir o estresse e aumentar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Quando se trata de benefícios para cuidados infantis, os funcionários irão apreciar a ajuda e o único limite é o quão criativa você pode abordar o benefício (e o que a empresa pode pagar e acomodar).

Ajude os funcionários a terem uma folga familiar tranqüila e não estressante, garantindo ao mesmo tempo que a empresa cuida de forma adequada dos dois enquanto estão fora e quando retornam.

Siga as regras e estabeleça diretrizes para garantir a conformidade e tratamento justo para todos os funcionários que tiram férias em família.

Grandes mudanças na vida dos funcionários são empolgantes e uma transição para todos. Com um pouco de planejamento, você pode navegar pelas folhas da família com facilidade.

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Kelsie Davis é uma jornalista de marca e uma defensora de profissionais de RH de alto impacto. Ela pesquisa, analisa e escreve para incentivar o RH a obter o máximo de suas iniciativas.