10 técnicas de gerenciamento de tempo intemporal

Todo mundo tem as mesmas 24 horas em um dia, mas algumas pessoas parecem ser muito mais produtivas com esse tempo do que outras. Se você não estiver se sentindo produtivo, a solução usual que vem à mente é que você precisa gerenciar melhor o seu tempo. Você não pode realmente "administrar" o tempo, porque há 24 horas em um dia, 60 minutos em uma hora, 60 segundos em um minuto, e isso nunca muda.

Você pode, no entanto, controlar onde e como você gasta o seu tempo e tomar medidas para reduzir ou eliminar desperdícios de tempo. Na verdade, gerenciar o tempo é realmente tudo sobre como gerenciar a si mesmo.

A seguir estão dez maneiras atemporais de controlar sua agenda todos os dias para aproveitar ao máximo o tempo disponível.

1) Estabelecer metas priorizadas

Sem metas, você pode achar que você tende a perseguir o que parece mais urgente ou está encarando você na cara. É difícil não se distrair com objetos brilhantes. Para evitar isso, descubra suas verdadeiras prioridades na vida e avance em direção a elas estabelecendo metas anuais, mensais, semanais e diárias ou resultados desejados. Classifique cada um deles usando o seguinte sistema:

• Importância: (A = alta, B = média, C = baixa)
• Urgência: (1 = alta, 2 = média, 3 = baixa)

Sempre trabalhe primeiro nos objetivos e tarefas mais urgentes e importantes (A1) e, depois, siga em frente na sua lista.

2) Siga a regra 80/20

A "Regra 80/20", também conhecida como Princípio de Pareto, diz que 80% de seus resultados são provenientes de 20% de suas ações. É uma maneira de visualizar seu uso de tempo, priorizar suas tarefas escolhidas em relação a suas metas mais importantes. Você está se concentrando nos 20% das atividades que produzem 80% dos resultados desejados?

3) Aprenda a dizer não

Quando outras pessoas fazem solicitações de você, essas tarefas podem ser importantes para elas, mas entram em conflito com seus objetivos mais importantes. Especialmente quando é algo que você gostaria de fazer, mas simplesmente não tem tempo para isso, pode ser muito difícil dizer não.

Embora seja ótimo ser um membro da equipe, também é importante saber quando e como ser assertivo e deixar a pessoa saber que você não pode lidar com a solicitação no momento. Se você concordar em assumir a tarefa, negocie um prazo que os ajude a alcançar seus objetivos sem sacrificar os seus próprios.

4) Supere a procrastinação usando o sistema "4D"

• Delete isso: Quais são as consequências de não fazer a tarefa? Considere a regra 80/20; talvez não precise ser feito em primeiro lugar.
• Delegar: Se a tarefa for importante, pergunte a si mesmo se realmente é algo que você é responsável por fazer em primeiro lugar. A tarefa pode ser dada a outra pessoa? Veja "10 coisas que um gerente nunca deve delegar".
• Faça isso agora: Adiar uma tarefa importante que precisa ser feita apenas cria sentimentos de ansiedade e estresse. Faça isso o mais cedo possível.

• Adiar: Se a tarefa não puder ser concluída rapidamente e não for um item de alta prioridade, basta adiá-la.

5) Coma o sapo

Do livro de Brian Tracey, Coma essa rã "Se a primeira coisa que você faz a cada manhã é comer um sapo vivo, você pode passar o dia com a satisfação de saber que essa é provavelmente a pior coisa que vai acontecer com você o dia todo."

Seus sapos, todos os dias, são as tarefas que terão maior impacto no alcance de seus objetivos e as tarefas com maior probabilidade de procrastinar.

6) Reduzir o número de reuniões

Reuniões mal administradas são desperdiçadoras de tempo, multiplicadas pelo número de pessoas na reunião. Veja "Como liderar uma reunião de equipe".

7) O frasco de vidro: pedras, pedras, areia e água

Categorize suas tarefas dessa maneira e, em seguida, resolva as “pedras” primeiro. Se você continuar lidando com as pequenas coisas (a areia, os seixos e a água), e não com os itens estratégicos importantes, as rochas, então seu pote se encherá rapidamente sem espaço para mais pedras.

8) Elimine Wasters Eletrônicos de Tempo

Todo mundo tem certas distrações que os interrompem e tiram seu tempo do trabalho. O seu é o Facebook? Twitter? Verificação de email? Mensagens contínuas com amigos e familiares? Pare de verificá-los com muita frequência, agrupando esses tipos de tarefas. Defina um horário, verifique e lide com todos eles de uma só vez. Dê a si mesmo 30 minutos e depois volte à tarefa. Lixe-os e faça uma pausa uma ou duas vezes por dia para responder.

9) Organize-se

Para gerir eficazmente o seu tempo e ser produtivo todos os dias, tem de criar o ambiente certo. Eliminar a bagunça inútil, configurar um sistema de arquivamento efetivo, ter um local próximo para todos os itens de trabalho que você precisa com frequência e utilizar ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudá-lo a criar um ambiente produtivo.

10) Cuide da sua saúde

Uma boa noite de sono, alimentação saudável e exercícios lhe proporcionarão a energia, o foco e a energia necessários para aproveitar ao máximo o seu dia. Pode parecer que o trabalho é mais importante e você pode sempre acompanhar o sono, a alimentação e os exercícios mais tarde. Se você perder a sua saúde, no entanto, você não pode trabalhar, ou fazer muito mais do que isso, então não se preocupe em cuidar de si mesmo.