Como se apresentar em um email

Quando você envia uma mensagem de e-mail para se apresentar, é importante enviar uma mensagem de e-mail profissional que envolva o leitor e indique claramente por que você está escrevendo. A maioria das pessoas é inundada por e-mails, e pode ser complicado receber uma mensagem de e-mail de alguém que ela não conhece abrir, quanto mais ler.

Revise essas dicas para abrir, ler e responder suas mensagens de e-mail, com exemplos de linhas de assunto de e-mail a serem usadas e apresentações formais e casuais por e-mail.

Como se apresentar em um email

Escreva uma mensagem abrindo a linha de assunto. Quantas mensagens de e-mail você lida sem nunca abri-las? Preste atenção ao que você inclui na linha de assunto, para que o seu tenha a chance de ser aberto. Seja específico e deixe o leitor saber por que você está escrevendo. Mantenha sua linha de assunto curta, para que o destinatário possa ver, de relance, sobre o que é a mensagem.

Enderece sua mensagem para uma pessoa. Se você puder encontrar uma pessoa para escrever, em vez de um endereço de e-mail genérico, como [email protected], poderá se conectar pessoalmente com as pessoas que deseja conhecer.

LinkedIn, sites de empresas e páginas de mídia social são boas maneiras de encontrar pessoas de contato.

Use uma saudação formal. Se você estiver escrevendo com uma solicitação específica, use uma saudação formal de negócios como o Sr. ou a Sra. Os nomes também funcionam se você tiver uma conexão com a pessoa ou estiver escrevendo de maneira mais casual para fornecer informações em vez de procurar ajuda. Aqui estão alguns exemplos de saudações de mensagens de e-mail e aqui está o furo na escolha de saudações de cartas e saudações.

Use suas conexões. Ao escrever um e-mail introdutório ou uma mensagem do LinkedIn, se você tiver alguém em comum mencioná-los. Um encaminhamento é uma das melhores maneiras de obter aconselhamento ou assistência.

Não faça uma demanda. É muito melhor fazer uma sugestão ou pedir conselhos do que ditar a alguém. Por exemplo, "Você seria capaz de me dar feedback sobre o meu currículo, se o tempo permitir?" Soa muito melhor do que "Por favor, reveja meu currículo e volte para mim." Ser educado e perguntando você vai mais longe do que dizer a alguém o que eles deveria fazer.

Mantenha-o curto. A maioria das pessoas examina emails e raramente lê além do primeiro parágrafo. Mantenha sua mensagem curta - 2 ou 3 parágrafos no máximo. Não inclua mais do que algumas frases em cada parágrafo.

Seja claro sobre por que você está escrevendo. Sua mensagem de e-mail deve indicar claramente quem você é, por que você está escrevendo e o que está solicitando ao leitor.

Use o primeiro parágrafo para se apresentar, o segundo para o seu pedido e o terceiro para agradecer ao leitor por sua consideração.

Use uma fonte simples. Use uma fonte simples (como Calibri, Times New Roman ou Arial) e um tamanho de fonte que seja fácil de ler. Um tamanho de fonte de 11 ou 12 pontos é legível sem ter que apertar os olhos. Veja como selecionar um estilo e tamanho de fonte.

Escolha um fechamento profissional. Seu fechamento é quase tão importante quanto a sua introdução. Termine seu email com o fechamento profissional curto. Veja como terminar uma carta com exemplos de bons fechamentos a serem usados.

Inclua uma assinatura. Torne mais fácil para a pessoa que você enviar e-mail entrar em contato com você. Inclua uma assinatura com seu nome completo, endereço de e-mail e número de telefone. Inclua seu endereço de correspondência se você estiver solicitando uma resposta por escrito ou algo a ser enviado a você. Veja como configurar sua assinatura de e-mail.

Revisão e verificação ortográfica. Quando você se apresentar, é importante revisar e verificar a ortografia da mensagem antes de enviá-la. Você só tem uma chance de causar uma boa impressão e um erro de digitação pode levar sua mensagem de e-mail para o lixo.

Envie uma mensagem de teste. Para ter certeza de que sua mensagem é perfeita, envie-a para você primeiro, para que você possa verificar como ela lê e dar uma olhada final para ter certeza de que é o que você deseja enviar.

Cco: você mesmo.É sempre uma boa ideia para Bcc: (cópia oculta) você mesmo na mensagem. Você terá um registro de envio e poderá consultá-lo facilmente para comunicações posteriores.

Exemplos de linhas de assunto introdutórias de email

• Introdução de Seu Nome
• Inquirindo Sobre Oportunidades
• Eu te encontrei através de Rede de Ex-Alunos, LinkedIn, Associação Profissional, etc.)
• Nome Recomendamos que eu entre em contato com você
• Nome Sugira que eu alcance
• Referência de Nome
• Referido por Nome

Quando você está introduzindo duas outras pessoas entre si:

• Introdução: Nome - Nome
• Apresentando Nome para Nome
• Conectando: Nome - Nome
• Nome e Nome Introdução

Exemplos de apresentações por email

Exemplo de introdução formal (versão em texto)

Prezada Sra. Smith

Meu nome é Marcus Anderson e estou escrevendo para pedir sua ajuda. Eu aprecio muito sua ajuda e conselhos.

Exemplo de introdução casual (versão de texto)

Oi primeiro nome, Meu nome é Cynthia e trabalho para uma empresa de recrutamento de tecnologia chamada ABCD recrutando. Espero que estejas bem! Eu adoraria contar mais sobre um evento que estamos lançando.

Introdução com um exemplo de referência (versão de texto)

Prezada Sra. Smith

Sou amiga da Alisa Markers e ela me incentivou a encaminhar meu currículo para você. Alisa e eu trabalhamos em vários projetos juntos, e ela pensou que você poderia me ajudar com minha busca de emprego.

E-mail apresentando outro exemplo (versão em texto)

Caro Jonas

Espero que isso te encontre bem! Estou entrando hoje para apresentar minha colega Samantha Billings, que recentemente se juntou à nossa empresa e está assumindo as comunicações da DBC Company.

Exemplos de revisão: Amostra Introdução e-mails e cartas