Aprenda sobre as atas de reuniões e por que elas são importantes

As atas de reunião são a documentação escrita ou gravada que é usada para informar os participantes e não participantes sobre o que foi discutido ou o que aconteceu durante uma reunião. As atas ou anotações da reunião geralmente são realizadas por um gravador de minutos da reunião designado durante o processo, para que exista um registro preciso do que aconteceu durante a reunião.

Minutos geralmente incluem:

• Nomes dos participantes
• Itens da agenda abrangidos
• Decisões tomadas pelos participantes
• Ações de acompanhamento comprometidas pelos participantes
• Datas de vencimento para a conclusão dos compromissos
• Quaisquer outros eventos ou discussões que valham a pena documentar para futura revisão ou histórico

Atas de Reunião como Documento Histórico

Como um documento histórico, as atas são úteis para documentar as principais ideias ou pontos de discussão que levaram a uma decisão. Por exemplo, as atas de reuniões eficazes podem especificar as cinco alternativas discutidas pela equipe e a principal razão pela qual uma foi selecionada em detrimento das outras.

Minutos para a típica reunião de negócios não precisam registrar cada discussão ou estado em detalhes, quem disse o quê. Naturalmente, essa regra é diferente para outros tipos de reuniões, como audiências judiciais e situações em que a ação legal está sendo discutida. Esses tipos de reuniões exigem um registro exato da conversa e das declarações. Mas, a menos que os recursos humanos estejam discutindo uma ação judicial, a reunião típica no local de trabalho não documenta todos os aspectos.

Quando e como compartilhar as atas da reunião

Idealmente, as atas de reuniões são gravadas em um dispositivo eletrônico, como um laptop ou iPad, e após uma rápida revisão de ortografia, gramática e clareza, divulgadas aos participantes da reunião eletronicamente no final da reunião. Dessa forma, os participantes têm conhecimento imediato de seus compromissos e prazos e podem levantar questões ou buscar esclarecimentos. Se isso não for possível, porque o gravador deseja transcrever as atas ou verificar erros, ele deve divulgá-las dentro de 24 horas após a reunião.

As atas também servem como um lembrete dos membros da equipe de compromissos feitos durante a reunião e ajudam os participantes a transferir esses itens para seus calendários e listas de tarefas diárias.

O gravador deve sempre revisar os minutos da reunião anterior no início da próxima reunião, para que as pessoas possam verificá-los quanto à precisão e as próximas etapas.

Como as organizações lidam com as atas da reunião

Crítica ao sucesso de uma reunião, os minutos fornecem um histórico registrado da reunião para os participantes e para os funcionários que não puderam comparecer. Sem as atas da reunião completa, as perspectivas de êxito da reunião diminuem porque as pessoas, em geral, não conseguem absorver e reter uma grande quantidade de informações de uma só vez.

O funcionário que toma as atas da reunião geralmente é um membro da equipe e toma notas enquanto participa da reunião. Em reuniões que envolvem procedimentos legais ou relacionados ao governo ou em reuniões do conselho de administração, um indivíduo não participante toma as atas oficiais e geralmente registra os procedimentos.

Para registrar as principais informações com precisão, o gravador de minutos da reunião deve ter atenção aos detalhes e a capacidade de manter o foco. Esse funcionário também deve realizar várias tarefas de forma eficaz para poder participar da reunião enquanto registra as atas.

Em algumas organizações, o mesmo funcionário toma a ata em todas as reuniões. Ou a responsabilidade pode passar de empregado para empregado. O papel de tomador de minutos constrói liderança eficaz e habilidades de comunicação e pode ser um trabalho cobiçado.

Requisitos para um gravador de minutos de reunião

Os requisitos para o gravador incluem a capacidade de:

• Registre com precisão as decisões, compromissos e principais pontos de discussão em uma reunião
• Registre os itens de ação e as datas de vencimento com as quais os membros da reunião se comprometeram (itens de ação têm nomes anexados, mas as atas não indicam quem disse o que em reuniões informais no local de trabalho)
• Revise as principais decisões e atribuições ou compromissos voluntários e itens de ação no final da reunião para que os participantes possam concordar com eles antes de sair
• Seja um membro da equipe e seja flexível porque os participantes podem adicionar ou corrigir qualquer coisa com a qual discordem em minutos

• Trabalhe de forma conveniente para distribuir cópias das atas da reunião dentro de 24 horas após a reunião.