Principais componentes da comunicação no local de trabalho

A comunicação é compartilhar informações entre dois ou mais indivíduos, o ato de transmitir informações. A comunicação tem tantos componentes, e deixar de se comunicar efetivamente no local de trabalho é comum.

A comunicação efetiva requer que todos os componentes de uma comunicação interfiram perfeitamente com o “significado compartilhado”, minha definição favorita de comunicação. É de particular importância quando perguntas são feitas e respondidas.

Componentes em comunicação

Existem cinco componentes para qualquer comunicação e um sexto que é o ambiente geral do local de trabalho em que a comunicação ocorre. Os componentes da comunicação são:

• O indivíduo enviando a mensagem. O remetente deve apresentar a mensagem claramente e com detalhes suficientes para que o receptor compartilhe o significado com o remetente.
• O contexto da mensagem. O contexto é como a mensagem é entregue pelo remetente da mensagem. Contexto envolve comunicação não-verbal, como gestos, linguagem corporal, expressões faciais e elementos como tom de voz. A maior parte do contexto de uma mensagem só está disponível quando o destinatário pode ver e ouvir o remetente da mensagem. Os emoticons de e-mail e mensagem instantânea, por exemplo, são uma substituição fraca, pois o remetente os formula sem receber informações do destinatário.

  Outra parte do contexto são as emoções envolvidas no círculo de comunicação. O remetente está zangado? O receptor é indiferente ao conteúdo da comunicação ou desdenhoso do remetente? Emoções humanas normais afetam se uma mensagem é compartilhada com sucesso.

• A pessoa que recebe a mensagem. O receptor deve ouvir atenta e atentamente, fazer perguntas para clareza e parafrasear para verificar se o receptor compartilha o significado com o remetente. Se o receptor confiar no remetente, as chances de comunicação efetiva aumentam.
• O método de entrega escolhido. O método de entrega deve ser selecionado com base no meio mais eficaz para transmitir o significado da mensagem. Como os métodos de comunicação são tão diversos desde o surgimento dos computadores e dispositivos móveis, as decisões sobre o método de entrega tornaram-se mais complexas. O método de entrega deve atender às necessidades de comunicação do remetente e do destinatário.

  Os métodos de comunicação incluem comunicação verbal, mensagens instantâneas (IM), e-mail, cartas, sinais, pôsteres, vídeos, capturas de tela, telefones, notas, formulários, documentos escritos e muito mais. Esses métodos continuarão a se expandir e as expectativas dos funcionários por comunicação instantânea sobre tudo o que está relacionado ao trabalho continuarão a crescer.

  A comunicação pessoal aumentou em importância, especialmente para informações organizacionais que podem exigir mudanças, fornecer reconhecimento aos funcionários ou permitir perguntas no local. A comunicação em pessoa também é favorecida porque os funcionários têm acesso ao contexto do componente.

• O conteúdo da mensagem. O conteúdo da mensagem deve ser claro e apresentado e descrito em detalhes suficientes para obter entendimento do destinatário. Se o conteúdo da mensagem ressoa e se conecta, em algum nível, com as crenças já mantidas do receptor, é mais eficaz.

Como fazer boas perguntas aprimora a comunicação

James O. Pyle e Maryann Karinch acrescentam o seguinte para ajudar na comunicação eficaz.

De recursos humanos a atendimento ao cliente, perguntas ruins poluem quase todos os locais de trabalho. Perguntas ruins geralmente geram respostas incompletas ou enganosas e podem prejudicar o rapport. Por outro lado, boas perguntas são uma valiosa ferramenta de eficiência, competência e construção de rapport.

Existem seis tipos de boas perguntas: direta, controle, repetição, persistente, resumida e não pertinente. Para descrevê-los brevemente:

• Direto: Você faz uma pergunta simples com um interrogativo básico.
• Ao controle: Você já sabe a resposta quando pergunta. É uma maneira de descobrir se a pessoa está mentindo, desinformada ou não prestando atenção.
• Repetir: Você faz duas perguntas diferentes após a mesma informação.
• Persistente: Você faz a mesma pergunta de maneiras diferentes para explorar todas as facetas da informação desejada.
• Resumo: Você faz uma pergunta cujo objetivo é permitir que a fonte revise a resposta.

• Não pertinente: Não é sobre o assunto que você quer conhecer, mas é um sobre o qual a pessoa provavelmente não mentirá; serve ao propósito de ver como a verdade “parece” e fazer com que a pessoa se abra para você. Também pode se ligar ao contexto da troca questionadora.

Detalhes sobre os 6 tipos de boas perguntas

Direto

As perguntas diretas são as melhores: uma interrogativa, um verbo e um substantivo ou pronome.

• Quem é Você?
• O que aconteceu na festa?
• Quando você chegou no escritório?
• Onde estão as chaves do carro?
• Por que você saiu da reunião cedo?
• Quanto você pagou por aquele iPad?

Ao controle

Quando você diz: "Não vou fazer uma pergunta direta"? Quando você verifica a veracidade ou a precisão de uma resposta, usa uma pergunta de controle e busca consistência.

As perguntas de controle são perguntas deliberadas para as quais você sabe a resposta, para que elas não sejam sobre a descoberta de informações. Eles são sobre a descoberta de comportamento, padrões de fala e nível de veracidade ou precisão. Talvez seja algo que você falou antes com a pessoa.

Se você sabe que alguém em sua equipe de recursos humanos alienou um funcionário porque o funcionário enviou um e-mail para reclamar sobre a pessoa, você pode fazer uma pergunta de controle como: "Como foi a avaliação de desempenho com a Pamela hoje?" a informação; Você só quer descobrir como sua pessoa de RH responde a pergunta.

Repetir

Você quer chegar à mesma informação de duas maneiras diferentes. Por exemplo, se você perguntasse: "Quantas pessoas estão na equipe de vendas?", A pessoa com quem você está falando pode responder: "Há 22 no campo". Mais tarde, quando você está falando com ele sobre algo diferente - áreas onde a empresa tem uma posição segura, por exemplo - você pode perguntar: "Quantas regiões de vendas você tem?"

Ele pode responder “22”, que é uma forma de confirmar o número de pessoal na força de vendas. Não é um teste absoluto, mas dá valor e credibilidade ao que ele disse antes. São duas perguntas diferentes que cruzam as informações fornecidas.

Ao usar perguntas repetidas, você também pode descobrir discrepâncias. Se a sua fonte neste exemplo responder que existem 28 regiões de vendas, você precisará de algum esclarecimento. Talvez exista uma boa razão - a força de vendas normalmente tem um complemento de 28, mas tem havido tanto volume de negócios ultimamente, que eles são seis curtos - mas a resposta dá origem a duvidar do fato de que há um descompasso entre o número do pessoal e do número de territórios de vendas. Essa incompatibilidade deve levar a mais questionamentos para resolver o problema.

Persistente

Em qualquer troca em que mais de uma resposta possa ser dada a uma pergunta, use questionamentos persistentes para obter uma resposta completa. Como as perguntas repetidas, as perguntas persistentes também são úteis se você suspeitar que a pessoa não é verdadeira.

“Para onde você tirou suas férias na Califórnia?” Pode tirar proveito da “Disneylândia”. Embora seja possível que a Disneylândia seja o único lugar, é lógico seguir essa pergunta com “Onde mais?”

Ignorar essa pergunta repetida e ir direto para perguntas sobre a Disneylândia significa que você perdeu a oportunidade de ter uma visão completa da viagem da Califórnia de seu amigo, a menos que essa informação vaze em algum outro momento.

Resumo

As perguntas resumidas não têm a ver com determinar a veracidade, mas sim com o retorno à fonte, o que ela disse, para que ela tenha a oportunidade de pensar: "Eu realmente disse o que queria dizer?"

Você vende carros de todos os tipos, desde hatchbacks de duas portas até modelos de luxo completos. Um jovem casal chega ao showroom e pede para testar um dos modelos de luxo.

"O que você vai usar o carro na maior parte do tempo?", Você pergunta.

“Ir e voltar para o trabalho. Nós trabalhamos no mesmo prédio ”, diz ela.

"O que mais você vai usar o carro?"

“Viagens nos fins de semana para ver meus pais. Coisas assim. ”Ela faz uma pausa e acrescenta:“ Eles moram a cem quilômetros de distância. ”

"Por que você acha que o carro de luxo é a melhor escolha?"

Eles trocam um olhar. Ele diz: "Nós gostamos melhor do que os outros."

"Qual é a sua cor favorita", você pergunta, olhando diretamente para ela.

"Vermelho."

"Então deixe-me ver se eu entendi direito. Ouvi dizer que você quer um carro vermelho em tamanho real na classe de luxo. Quão bem esta descrição se encaixa no que você quer?" (Você enquadrou sua pergunta resumida com informações pertinentes). nesse caso.)

Eles trocam outro olhar. Ele disse: "Achamos que uma cor mais suave pode ser melhor".

“E o modelo de luxo faz você pensar que é o melhor para você?” (Mais uma vez, essa é uma maneira de resumir e verificar o que você ouviu. Você quer descobrir se eles estão tão encantados com a aparência do caro. carro que eles não querem considerar qualquer outra coisa, ou se a primeira resposta foi disfarçar um fato saliente.)

"Meu pai diz que este é o carro mais seguro na estrada."

A resposta para a pergunta resumida diz que eles podem, de fato, gostar, mas não por causa da aparência. Você lê nas entrelinhas. Eles estão apenas começando em sua vida juntos. Seu pai provavelmente os enviou para a concessionária para comprar "o carro mais seguro na estrada", o que ele vai ajudá-los a comprar. Você decide prosseguir com a venda, sabendo que o pré-pagamento e o pedido de empréstimo provavelmente lhe fornecerão o restante da história.

Algumas pessoas podem não se sentir à vontade para fazer uma pergunta resumida, como aquelas inseridas nesse encontro de vendas, porque elas não querem parecer simplistas ou desatentas. Se você fizer a pergunta exatamente da mesma maneira que perguntou pela primeira vez, eles poderão ter uma conclusão válida.

Você também não quer fazer a mesma pergunta duas vezes seguidas, mesmo que altere a frase. Ao colocar alguma distância entre a primeira vez que você faz a pergunta e a segunda, e refazendo um pouco a questão, você simplesmente se depara com alguém que está realmente interessado no que a outra pessoa tem a dizer.

Não pertinente

Você pode detectar que a pessoa que está respondendo suas perguntas parece estressada; uma pergunta não pertinente poderia mitigar a tensão. Ou, talvez você precise de tempo para pensar ou se referir às suas anotações, então use a pergunta só para comprar um pouco de espaço e tempo.

Ao fazer perguntas como: "Que projeto você empreendeu no passado que falhou?" E "Como você tentou consertar o problema?", Você pode facilmente fazer um candidato a emprego sentir-se no meio de um interrogatório no campo de batalha..

O candidato pode dizer: "Tentei resolver o problema reunindo o departamento em torno de um objetivo comum - a maneira como faço com que o time da pequena liga do meu filho se concentre em bater na bola".

Você pode dar uma chance ao candidato perguntando: “Há quanto tempo você treinou uma pequena liga?” Antes de voltar à discussão sobre o problema dele e como ele tentou consertá-lo.

Finalmente, aqui estão duas maneiras de arruinar as perguntas que começam com todos os componentes necessários e acabam ficando aquémBoa.

1. Adicionando muitos qualificadores ou outras palavras e frases que distraem da questão. Por exemplo, "O que você comeu no café da manhã no restaurante onde os banquinhos de vinil estão rachados e cobertos com fita adesiva?"
2. Não esperar por uma resposta também é comum. Você pergunta: "Qual é a sua refeição favorita?" A pessoa pensa um momento em vez de responder imediatamente. Você grita: "Carne assada?" Silêncio é uma ferramenta de questionamento eficaz. Não perca a descoberta, as informações, os leads como resultado de abrir a boca quando precisar abrir os ouvidos. Lembre-se da regra de “duas orelhas, uma boca” para tirar o máximo proveito do questionamento.

   Meio Ambiente e Comunicação

   Os componentes de comunicação acima promovem o significado compartilhado quando operam juntos para entregar uma mensagem de forma eficaz. O ambiente de trabalho em que esses componentes ocorrem também afeta a comunicação e se a comunicação é recebida.

   Quando você faz perguntas válidas, você cria um relacionamento e inspira confiança. As perguntas formam outra parte da fundação para comunicação no local de trabalho que compartilha significado

   Em um ambiente de trabalho que enfatiza a comunicação aberta, o envolvimento dos funcionários e os objetivos comuns, a comunicação é mais frequente e mais eficaz. Mas, a expectativa de comunicação significativa define o nível mais alto nesses melhores locais de trabalho. Assim, mesmo em ambientes de trabalho de alta moral, focados nos funcionários, os funcionários reclamam que não sabem o que está acontecendo.

   Por causa de todos os componentes e do ambiente geral de um local de trabalho individual, a comunicação continua desafiadora. As velhas perguntas sobre quem precisa saber o que e quando precisam saber nunca são totalmente respondidas a praticamente a satisfação de alguém.

   Reclamações de funcionários sobre muita informação, informação insuficiente e até sobrecarga de informação continuarão a ressoar nos locais de trabalho. Você nunca vai curar o problema da comunicação, mas, com comprometimento e consideração, você pode aumentar a eficácia da comunicação interpessoal e da comunicação no local de trabalho.

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