Funções e Responsabilidades de um Líder de Reunião

O líder da reunião é o funcionário responsável por planejar, organizar, gerenciar os detalhes e convidar os participantes para uma reunião. Eles são o empregado que é responsável e responsável pelo progresso da reunião real. Eles agem antes, durante e depois da reunião para garantir que a reunião atinja seus objetivos com sucesso.

Quem lidera a reunião?

O líder da reunião é fundamental para tornar as reuniões e as equipes bem-sucedidas. O funcionário que serve como líder da reunião é extremamente importante. Em algumas reuniões, o líder é o chefe do departamento, o líder da equipe ou a pessoa indicada pela alta administração para liderar uma iniciativa. Esses funcionários foram selecionados por seu papel de liderança por causa de suas habilidades percebidas como gerente ou líder.

Outras vezes, um funcionário pode emergir como o líder naturalmente. Esses líderes são funcionários que os outros funcionários admiram e respeitam. Em outras ocasiões, uma equipe pode decidir rotacionar o papel de liderança entre todos os membros. Isso permite que todos os membros da equipe continuem desenvolvendo suas habilidades como líderes de reuniões e criando reuniões bem-sucedidas, em geral.

Responsabilidades do líder da reunião

A seguir estão as principais responsabilidades de um líder de reunião.

• Determina a meta, tarefa ou finalidade que deve ser cumprida. Isso geralmente é uma atribuição ou parte da descrição do trabalho do líder.
• Decide se uma reunião é o melhor método possível para obter a meta ou o objetivo ou atingir o resultado desejado. Responda a pergunta: é necessário um encontro?
• Determina quem precisa ajudar a planejar a reunião.
• Com uma equipe ou como líder, decide sobre a agenda da reunião. (Nas reuniões em andamento, essa tarefa é realizada no final da reunião atual.)
• Determina a data, a hora e o local com mais frequência usando um calendário organizacional compartilhado.

• Estabelece reuniões pré-trabalho, como leitura, informações financeiras, histórico, minutas de reuniões da equipe relacionadas e assim por diante.
• Convida os participantes e distribui as tarefas e o pré-trabalho, permitindo o máximo de tempo possível para que os participantes sejam preparados para a reunião.
• Garante que a reunião tenha um gravador ou anotador para documentar os procedimentos e quaisquer compromissos, itens de ação ou decisões. Nomeia um cronometrista, quando necessário para a condução ordenada de uma reunião.
• Pode usar um quebra-gelo para aquecer os participantes e criar um ambiente no qual os participantes da reunião se sintam à vontade para se comunicar uns com os outros e trocar ideias e informações.

• Chega cedo e lidera a reunião mantendo-a na tarefa, no caminho certo, e envolvendo todos os participantes, de modo que cada um sente que sua presença era essencial na reunião. Isso garante sua participação na próxima reunião
• Apimenta a reunião da empresa para que os participantes não se sintam aborrecidos e entediados. Seja usando quebra-gelos, humor ou exemplos divertidos, nenhuma reunião deve terminar sem rir.
• Garante que as próximas etapas e itens de ação sejam atribuídos e manipulados.
• Debriefs a reunião e planeja a agenda para a próxima reunião.

• Acompanhe os participantes entre as reuniões para garantir que os itens de ação estão no caminho certo e para oferecer assistência e / ou recursos se o voluntário estiver com problemas.

Papéis de Líder Adicionais

O líder da reunião assume essas responsabilidades, mas também tem funções relacionadas à comunicação, ao relatório e ao desempenho do parceiro de equipe.

Todo membro de uma equipe ou reunião que seja multifuncional tem a obrigação de manter seu departamento ou função informado sobre as atividades e o andamento de uma reunião ou de uma equipe em andamento. Eles também têm a responsabilidade de buscar informações de colegas de trabalho que não estão na equipe ou na reunião. Nem todo funcionário pode participar de todas as reuniões.

O líder tem a responsabilidade adicional de manter os gerentes seniores envolvidos e informados por meio de comunicação e feedback eficazes. Construir a propriedade dos funcionários fora da equipe ou da reunião, especialmente os líderes da organização, garante que a equipe ou reunião seja bem-sucedida no desenvolvimento, na implementação e na integração de suas soluções ou ideias.

Se um participante da reunião tiver um desempenho ineficaz na reunião, o líder terá a responsabilidade de corrigir o comportamento por meio de técnicas eficazes de líder da reunião durante a reunião e de treinamento eficaz fora da reunião. Um participante da reunião que monopolizar a reunião com suas opiniões ou criticar outros membros por eles deve ser corrigido antes que o indivíduo sabote o sucesso da reunião.

Essas ações são necessárias até que os participantes do encontro alcancem um nível de conforto e maturidade que lhes permita ajudar o líder, lembrando-se de que eventos ineficazes se desdobram e membros disfuncionais interrompem o progresso.

Um líder de reuniões eficaz não garante que um projeto ou equipe tenha um bom desempenho, mas é um fator importante quando projetos, departamentos, reuniões ou equipes são bem-sucedidos.

As atas de reuniões são um contribuidor eficaz para reuniões bem-sucedidas quando as atas são adequadamente escritas e distribuídas em tempo hábil.