Reembolso de despesas ao viajar para negócios

O reembolso de despesas é um método para pagar os funcionários quando eles gastam seu próprio dinheiro enquanto trabalham no tempo da empresa. Essas despesas geralmente ocorrem quando um funcionário está viajando a negócios.

As despesas de viagem podem incluir hospedagem, vôos, transporte terrestre, gorjetas para recepcionistas, refeições e outras despesas acessórias que um funcionário pode experimentar ao viajar para o trabalho. Outras despesas comerciais podem incluir itens como levar clientes ou possíveis empregados para almoçar ou jantar, comprar livros necessários ou outros materiais educacionais que o empregador cobre, ou despesas de direção.

Os tipos de despesas que uma organização reembolsará são encontrados nas políticas de viagens de negócios, entretenimento e despesas gerais reembolsáveis ​​da empresa no manual do funcionário. Em alguns casos, despesas como limpeza a seco e participação na academia em viagens prolongadas são cobertas. Embora o entretenimento do cliente em viagens de negócios seja uma despesa comum de reembolso, a maioria das empresas estabelece limites de gastos com alimentação e entretenimento.

Como os Funcionários Pagam Despesas

Cada vez mais, as empresas estão confiando funcionários de nível médio a baixo que viajam frequentemente com cartões de crédito corporativos. Em vez de pagar as despesas com seu próprio dinheiro, os funcionários cobram todos os incidentes e dicas para o cartão de crédito da empresa.

Essa é uma abordagem conveniente para o reembolso de despesas para o funcionário, pois as faturas de cartão de crédito documentam as despesas exatas sem que o funcionário precise salvar recibos e preencher relatórios de despesas de viagem.

Outro método para pagar os funcionários para despesas de viagem de negócios é com um per diem. Per diem é o subsídio diário pré-determinado pago aos empregados pelas despesas incorridas durante a viagem de negócios. Essas despesas podem ser para hospedagem, refeições, gorjetas, táxi e outras taxas de transporte terrestre.

Preenchendo o Relatório de Despesas

No caso do uso do cartão de crédito da empresa e do pagamento em dinheiro, os funcionários provavelmente terão que preencher um relatório de reembolso de despesas ao retornar da viagem. Com o cartão de crédito da empresa, eles terão que explicar menos do que as acusações óbvias que aparecem na fatura do cartão de crédito (como uma refeição tarde da noite). Eles também cobram da empresa pelos incidentes adicionais que pagaram com seu próprio dinheiro ou cartão de crédito.

Quando um funcionário paga em dinheiro, ele precisará listar e ocasionalmente justificar cada despesa para a qual o reembolso é solicitado. A maioria das empresas define uma data na qual os relatórios de reembolso de despesas devem ser enviados e todas as despesas são analisadas pela contabilidade, assim como as declarações da empresa de cartão de crédito. Qualquer despesa injustificada, ou aquelas excluídas pela política da empresa, não são reembolsadas - causando problemas para o funcionário.

Situações Incomuns

Digamos que um representante de vendas leve um animal de estimação com eles em uma viagem e cobra uma taxa de animal de estimação no cartão de crédito da empresa, alegando que o hotel não separaria a taxa e planejava reembolsar a empresa.

Isso é um mau uso dos fundos da empresa? Parece tão. Seja por escrito ou não, é bastante claro, o uso de um cartão de crédito da empresa é para ser usado apenas para despesas da empresa. Em alguns casos, o uso pessoal de uma corporação pode resultar em rescisão. No entanto, aqui está o que você precisa considerar. O empregado foi para a contabilidade e explicou o problema que o hotel não foi capaz de separar as taxas de estimação? Ou, o empregado foi pego por uma revisão cuidadosa de suas despesas em contabilidade?

Outra consideração é, outros empregados foram reembolsados ​​pela empresa no passado por despesas semelhantes? Se assim for, a ação disciplinar não está em ordem. No entanto, se a política da empresa declarar claramente que uma despesa específica não é permitida e o funcionário for pego (não direto), o RH deve tomar algum tipo de ação disciplinar severa. Nem toda situação é clara. Às vezes você tem que perguntar e fazer um pouco de pesquisa antes de agir.