Os prós e contras do Timesheets em publicidade

Muitos setores confiam em quadros de horários para monitorar a produtividade dos funcionários e calcular ganhos e benefícios. Alguns usam um sistema "clocking in" com cartões de ponto oficiais, e outros contam com um sistema de gerenciamento de tempo que registra detalhes intricados sobre a maneira como o tempo foi gasto a cada dia. Este último é o utilizado pelas agências de publicidade, marketing e design em todo o mundo.

A entrada de dados nesses quadros de horários, geralmente pela equipe do departamento de criação, registra as horas gastas em todas as partes do projeto. Isso não significa apenas a criação da campanha, mas o briefing inicial, a apresentação do cliente e até o tempo gasto nos estúdios de produção e produção. Somente obtendo uma imagem clara da maneira como o tempo foi gasto pode uma agência lidar efetivamente com a carga de trabalho, o acordo de cobrança do cliente e a maneira como o tempo é alocado entre as equipes.

O quadro de horários em poucas palavras

Nos primórdios da publicidade, como tantas tarefas daquela época, o tempo era gravado manualmente no papel com canetas e lápis (e muito apagamento). Atualmente, o tempo é inserido no computador ou em um tablet usando um software sofisticado que pode gerar relatórios de todas as variedades. A maioria das lojas tem um modelo muito semelhante que inclui:

• O número do trabalho
• O cliente
• A tarefa em mãos
• Todo e qualquer funcionário designado
• A data e o número de horas trabalhadas
• O preço por hora
• Ao longo do tempo

Ao iniciar um projeto para um cliente, o gerente de conta ou o gerente de tráfego abrirá um número de trabalho e começará a rastrear horas. Geralmente, eles corresponderão à proposta ou lance dado ao cliente e serão divididos em horas gastas principalmente em pesquisa, planejamento e estratégia, desenvolvimento criativo, produção e administração de projetos.

Se tudo correr conforme planejado, as horas reais gastas no projeto se correlacionarão bem com a estimativa, mas isso geralmente não é o caso. O desenvolvimento criativo geralmente consome mais tempo do que qualquer outra parte do processo, devido a uma mudança de direção, feedback do cliente ou a incapacidade de decifrar o resumo. Ele pode se tornar um ponto de discórdia com o cliente porque ele não quer gastar muito dinheiro extra com tempo de criação porque o departamento de criação está tendo problemas para identificar uma solução.

No entanto, o quadro de horários deve ser preenchido corretamente para rastrear esse horário e mostrar ao cliente como o dinheiro foi gasto e como a agência operou. É uma boa maneira de ver se alguns projetos são muito trabalhosos para gerar lucro, ou se outros são tão lucrativos a ponto de merecer investimento nesse cliente para trabalhos futuros. E em poucas palavras, esse é o papel do quadro de horários.

Prós

Veja por que os horários são a força vital de qualquer agência:

• Dinheiro: Timesheets mostram uma agência (mesmo internamente) quantas horas foram registradas para cada parte de cada campanha. É fácil, então, ver se o retentor do cliente vale a pena ou se é hora de colocar o cliente em uma base de projeto a projeto. Com uma agência interna, esse tempo pode não levar diretamente ao faturamento, mas mostra à gerência como efetivamente estão utilizando o tempo do departamento de criação. Se for descoberto, eles estão gastando 90% do seu tempo em apenas um aspecto do negócio, o que pode criar algumas bandeiras vermelhas.

• Transparência: Se as planilhas de horas forem feitas corretamente, é fácil ver onde as coisas estão funcionando normalmente e onde os gargalos ou ineficiências estão aparecendo. Por que um redator está gastando metade do tempo em um cliente do que em outro? E se mais criativos forem necessários, uma rápida olhada no quadro de horários mostrará se o departamento está sobrecarregado.
• Compromisso e responsabilidade: A maioria dos clientes espera que uma certa quantidade de horas seja gasta em um projeto. Se eles não acreditam que a quantidade certa de esforço foi colocada em um emprego, os quadros de horários podem fornecer os dados para dizer o contrário. É também uma forma de mostrar a alguns clientes quanto valor eles estão recebendo da agência.

• Análise: O desempenho passado é geralmente um bom indicador do futuro. Se um cliente está sugando a vida da agência e fazendo o inferno em todos, os dados das planilhas de horas podem mostrar se vale a pena manter esse cliente por perto, ou se é hora de deixá-los ir. Do outro lado da equação, pode mostrar a uma agência a rentabilidade de alguns clientes, que exigem um mínimo de trabalho criativo e esforço, mas um retorno máximo sobre o investimento.

Contras

Com todos esses pontos positivos, qual é o problema? Bem, há uma razão pela qual as planilhas de horas são odiadas por quase todos, exceto os crunchers de números da agência:

• Tempo: Muitas pessoas em agências, especialmente em departamentos criativos, não querem dedicar parte de seu tempo à administração. Como um criativo, pode ser prejudicial romper com um grande brainstorming criativo para preencher horas. Muitos gerentes de contas têm os mesmos problemas. É irônico, mas o tempo para quadros de horários raramente é alocado.
• Erros: Isso vai diretamente para o primeiro ponto. Muitos criativos deixarão os quadros de horários até o último minuto antes do relatório de cobrança do final do mês. E isso significa que a precisão de um quadro de horários vai de razoavelmente boa a terrível. É difícil lembrar quantos minutos você gastou em um trabalho há duas semanas, então é sempre um trabalho de adivinhação. Se as folhas de horas forem todas adivinhadas, isso as tornará quase inúteis.

• Foco ruim: O tempo não é um ótimo indicador de excelente publicidade. Uma loja poderia gastar 40 horas e não produzir nada digno de nota; outro poderia trabalhar 10 e produzir uma obra-prima. Timesheets não registram a qualidade do pensamento; apenas o tempo gasto fazendo isso.

O futuro

Timesheets estão aqui para ficar e devem ser feitos manualmente. O acompanhamento automatizado de horários não funciona, porque requer início e parada manuais. Se você se esquecer de iniciar o relógio, perderá horas. Esqueça pará-lo, e alguns clientes pobres estão sendo cobrados por horas de trabalho que foram gastas em outro projeto. Isso, por sua vez, poderia levar a problemas (e até processos) com o superfaturamento e a perda de um cliente valioso.

A única maneira de garantir um bom acompanhamento do tempo é insistir para que todos na agência atualizem os quadros de horários pelo menos duas vezes por dia, uma vez antes do almoço e depois novamente antes de irem para casa. Se isso for feito, as planilhas de horas serão precisas e úteis. E se não estiver sendo feito, as agências devem ser criativas com motivação. Encontre uma maneira de incentivar o processo de acompanhamento do tempo.

Dê aos funcionários que mantêm um registro meticuloso de seu tempo um bônus semanal ou algumas horas de folga às sextas-feiras. Pode parecer um desperdício de tempo e dinheiro, mas planilhas de horas precisas podem valer muito mais para a agência do que algumas centenas de dólares aqui ou ali a cada semana.