Quais são as despesas de viagem que os empregadores pagam?

Despesas de viagem são despesas que um funcionário faz ao viajar em negócios da empresa. Os negócios da empresa podem incluir conferências, exposições, reuniões de negócios, reuniões com clientes e clientes, feiras de emprego, sessões de treinamento e chamadas de vendas, por exemplo.

As despesas podem incluir hospedagem, reembolso de milhagem de carro pessoal, vôos, transporte terrestre, gorjetas para atendentes, refeições, gorjetas para garçons, serviço de quarto e outras despesas acessórias que um funcionário possa experimentar enquanto estiver viajando.

As despesas que uma organização reembolsará são encontradas na política de viagens de negócios da empresa. Familiarize-se com a política da sua empresa, pois as despesas, como a limpeza a seco e a academia, podem ser cobertas para os funcionários em viagens prolongadas, além dos custos de viagem, alojamento e refeições esperados.

Despesas de Viagem para Funcionários em Atribuições de Longo Prazo

Ao usar instalações de moradia de longo prazo para funcionários em viagem, muitos empregadores também fornecem oportunidades para a família do funcionário visitar quando o funcionário estiver viajando bastante a negócios para seu empregador. Quando um funcionário é designado para outro local da empresa temporariamente, os empregadores às vezes pagam para a família do funcionário visitar em intervalos de tempo determinados.

Os empregadores procuram oferecer opções de valor para funcionários que estão longe de casa e da família por longos períodos de tempo. Você precisa aproveitar todos os privilégios de viagem oferecidos pelo seu empregador para construir o moral e a dedicação dos funcionários.

O entretenimento do cliente em conferências, em chamadas de vendas e visitas no local é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para que você não exceda os limites impostos aos custos de entretenimento.

Conheça também a política da sua empresa na concessão de crédito de milhas aéreas. Varia. Algumas empresas permitem que os funcionários acumulem milhas de viagens aéreas que podem usar para viagens pessoais da família. Outros acumulam um banco de milhas de viagem que eles usam para cobrir viagens de negócios adicionais de funcionários. Novamente, conhecer as políticas da sua empresa é crucial.

Como os empregadores pagam as despesas de viagem dos funcionários?

Normalmente, as organizações pagam as despesas de viagem dos funcionários dessas três maneiras.

Cartões de crédito da empresa

Os cartões de crédito são emitidos para os funcionários que precisam viajar com frequência para os negócios. Os funcionários podem cobrar a maior parte das despesas incorridas em uma viagem de negócios para o cartão de crédito da empresa. Para o reembolso de despesas ocasionais, como gorjetas e fast food, os funcionários precisarão preencher um relatório de despesas quando retornarem de sua viagem.

Os cartões de cobrança são convenientes para os funcionários, pois não precisam levantar o dinheiro para pagar despesas comerciais antes do reembolso. Torne-se conhecedor das políticas da sua empresa; Talvez você ainda precise entregar recibos e outros documentos de apoio, mesmo quando cobra essas despesas em um cartão de crédito.

Dinheiro

Organizações sem cartões de crédito da empresa do funcionário exigem que os funcionários preencham um relatório de reembolso de despesas para cada despesa enquanto o funcionário estiver na estrada. Eles geralmente exigem recibos e algum nível de justificativa para cada despesa.

Apenas raramente uma organização pedia aos funcionários que pagassem os itens mais caros, como passagem aérea, e solicitassem reembolso posteriormente. Um pedido de compra da empresa ou um cartão de crédito da empresa pagará grandes despesas adiantadas. Mas os funcionários geralmente são obrigados a pagar desembolsos para despesas de viagem diárias, que são posteriormente reembolsadas.

Per diem

Um per diem é um subsídio diário de uma certa quantia de dinheiro que um empregado é dado para cobrir todas as despesas. O funcionário é responsável por fazer escolhas corretas de despesas de viagem dentro dos parâmetros da quantidade de dinheiro que ele recebe diariamente.

Algumas empresas pagam diretamente pelo transporte e pela moradia, mas dão aos empregados que viajam um per diem para todas as outras despesas, incluindo refeições e transporte terrestre. Os funcionários são conhecidos por gastar menos com as despesas para manter o dinheiro extra do per diem. As empresas geralmente permitem isso.

Conhecimento sobre as políticas de despesas de viagem do empregador é a responsabilidade do empregado

Os funcionários que viajam a negócios são aconselhados a manter-se atualizados sobre as políticas de viagens da empresa e os custos cobertos para reembolso. As despesas que estão fora das políticas geralmente não são reembolsadas ou cobertas.

Os recibos são necessários para a maioria das empresas, exceto para aqueles que pagam uma diária. Sua empresa também provavelmente tem um formulário que eles esperam que os funcionários usem para entregar as despesas de viagem.

Para ficar de acordo com as despesas reembolsáveis, os funcionários geralmente recebem um prazo para apresentar um relatório de despesas e entregar os recibos aplicáveis. O departamento financeiro terá diretrizes que o ajudarão a permanecer atualizado.

Se você tiver dúvidas sobre o que constitui despesas de viagem apropriadas em sua organização, consulte seu gerente e os Recursos Humanos. Você não quer gastar o dinheiro e receber uma surpresa depois.

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